Voor het maken van fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde werken. Deze verplichting is gebaseerd op de auteurswet. Er is een aantal uitzonderingen, waaronder een kopie van een vrachtbrief en wet- en regelgeving.

Stichting Reprorecht is met de uitvoering daarvan belast en zorgt ervoor dat de geïncasseerde bedragen worden uitgekeerd aan de rechthebbende auteurs en uitgevers. Het factureren en incasseren van het verschuldigde bedrag wordt verzorgd door Stichting Reprorecht.

Stichting Reprorecht hanteert  een forfaitaire regeling. Dat houdt in dat er vaste bedragen verschuldigd zijn, afhankelijk van bedrijfsgrootte en bedrijfssector waartoe het bedrijf behoort. Op grond van met VNO-NCW gemaakte afspraken zijn ZZP-ers nu vrijgesteld. Heeft u toch een factuur ontvangen protesteer dan via de website van Stichting Reprorecht. Zie de laatste vraag bij "veel gestelde vragen".

Bij het vaststellen van het verschuldigde bedrag wordt onderscheid gemaakt tussen sectoren met een hoog en met een laag kopieergedrag. Transportbedrijven vallen in de categorie met laag kopieergedrag, omdat rekening is gehouden met het feit dat in de transportsector naar verhouding maar weinig personeel op kantoor werkzaam is en veel werknemers zich op de weg bevinden. Toch kan een forfaitaire regeling nadeliger uitpakken dan een individuele regeling (zie hieronder).

Voor de transportsector worden twee percentages gehanteerd (2011) : 3,8% voor 1 t/m 49 medewerkers en 7,3% voor 50 en meer medewerkers. De vergoeding wordt vervolgens gebaseerd op het totale jaarlijkse fotokopieervolume, het percentage (afhankelijk van het totaal aantal werknemers) en de wettelijke vergoeding per pagina (0,045).
Zie voor meer informatie over de opbouw van de factuur, en over de eisen die aan een representatief onderzoek worden gesteld http://www.reprorecht.nl/ondernemers/Hoe-is-het-bedrag-opgebouwd

Individuele regeling 
Wie van mening is dat de vaste vergoeding niet in redelijke verhouding staat tot het feitelijk fotokopieergedrag, kan het initiatief nemen om een individuele regeling te treffen. Dit kan, evenals het aanpassen van fouten in de bedrijfsgegevens, via de website van Reprorecht. www.reprorecht.nl/ondernemers .Doe dit wel binnen 30 dagen na factuurdatum.
Er zijn twee individuele opties voor het betalen van reprorecht:

Optie 1
Dit is een individuele regeling op basis van het feitelijke, jaarlijkse fotokopieervolume en het gemeten reprorechtplichtige percentage fotokopieën.
Optie 2
Wie van mening is dat het feitelijke reprorechtplichtige percentage afwijkt van het percentage dient dat zelf aan te tonen via een representatief onderzoek naar het fotokopieergedrag binnen de organisatie. Dat kan relatief kostbaar zijn en dat is een van de redenen waarom de eerder genoemde regeling is getroffen.

Licenties
BUMA, SENA, VIDEMA en Reprorecht werken met licenties. Deze organisaties werken samen om meer duidelijkheid te verschaffen over waarom en waarvoor aan hen moet worden betaald. Hiervoor hebben zij een gezamenlijke website gemaakt. Zie https://www.mijnlicentie.nl/nl-NL/Over+mijnlicentie.nl/ .

Service Centrum Auteurs- en Naburige rechten (SCAN) incasseert voor BUMA, SENA en VIDEMA. (JV)