‘De Douane staat elke dag midden in de maatschappij’

Frank Heijmann is hoofd handelsrelaties bij de Douane en auteur van het boek ‘Customs, Inside Anywhere Insights Everywhere’. Dat biedt een uniek inkijkje in de wereld van de Douane. ‘Wij zijn onderdeel van de logistieke keten. Daarom is het belangrijk dat we voortdurend open communiceren met het bedrijfsleven. Wanneer in Nederland iets spaak loopt op logistiek gebied, gebeurt dat in de rest van Europa ook.’

Wat is je rol als hoofd handelsrelaties?
‘Nederland is een belangrijk handelsland. Ruim een derde van het goederenverkeer dat Europa in- of uitgaat loopt via Nederland. Als Douane zijn we onderdeel van de logistiek en hebben we de verantwoordelijkheid om snel en efficiënt te werken. De Douane moet voortdurend inschatten wat het effect is van het handelen op de omgeving. Ik onderhoud de dialoog met de buitenwereld over allerlei processen.’

Hoe doe je dat?
‘Door van buiten naar binnen te kijken. De Douane houdt zich bezig met de dagelijkse controles van goederen. Daarnaast zijn we bezig met de verandering en verbetering van processen en IT-structuren, vaak vanwege regelgeving. Als iets wijzigt voor het bedrijfsleven, bekijk ik wat de impact ervan is. Alles wat de Douane doet, moet gebeuren met zo min mogelijk regeldruk en inbreuk op het logistieke proces.’

Wat doet de Douane voor de maatschappij?
‘Wij zijn één van de 27 douanediensten in de Europese Unie. We heffen en innen invoerrechten en belastingen zoals btw en accijns op goederen van buiten Europa. En we heffen en innen accijnzen op binnenlandse productie. Ook voeren we taken uit om de samenleving te beschermen door het controleren en weren van ongewenste goederen zoals drugs. Deels doen we dat met de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

Wat is het effect van de Douane op de transport- en logistieke sector?
‘De kwaliteit van de logistiek van een land hangt mede af van hoe de Douane functioneert. Uit het rapport ‘The Economic Benefits of Customs’ van de Topsector Logistiek blijkt hoe belangrijk het is dat je als douane transparant en open communiceert met het bedrijfsleven. Ook is belangrijk dat je onderzoekt wanneer je kunt controleren in de logistieke keten zonder daardoor hinder te veroorzaken. Zulke factoren zijn medebepalend voor bedrijven om zich in een land te vestigen en hun logistiek via dat land te laten verlopen.’

Hoe gaan de Douane en het bedrijfsleven met elkaar om?
‘Je kunt een goede Douane zien als een ober. We zijn er wel, maar je moet er niets van merken. Dat klinkt gemakkelijker dan het is. Als er nieuwe wetgeving komt, moeten bedrijven vaak van alles organiseren om eraan te kunnen voldoen. We bespreken hoe ze nieuwe regels kunnen implementeren. Welke informatie hebben ze nodig? Lukt het invoeren, is er genoeg tijd, of moeten we bijschaven?’

Kun je een voorbeeld noemen?
Een paar jaar geleden kwam er Europese wetgeving over de manier waarop aangiftes moeten worden gedaan. Er werden nieuwe datastructuren en nieuwe data geïntroduceerd. Dat moet worden vertaald in de IT, in onze systemen en die van het bedrijfsleven. Zulke zaken bespreken we. Welke specificaties hebben ze nodig? Wie wil het nieuwe proces met ons testen? Zodat als we live gaan, we het probleemloos breed kunnen uitrollen.’

Het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) is zo’n overleg waarin jullie met elkaar in gesprek gaan. Welke partijen zitten in dit overleg?
‘De koepelorganisaties die een schakel vormen in het internationale goederenvervoer, waaronder TLN, Fenex, evofenedex en vertegenwoordigers van de terminaloperators en de luchtvaart. Ook de ILT, NVWA en ministeries van Economische Zaken en Buitenlandse zaken praten mee. De dialoog voeren we met elkaar onder de paraplu ODB. Zodra we iets moeten implementeren, maken we gespecialiseerde dialoogtafels voor dat betreffende onderwerp.’

Welke actuele onderwerpen bespreken jullie?
‘Vaak zijn het praktische vraagstukken met invloed op de hele sector. Zoals een uitspraak van een rechter of uitleg van wetgeving. Onlangs is er veel gepraat over de IT-storingen waar wij én het bedrijfsleven last van hadden. Je moet altijd in gesprek blijven, ook als het niet goed gaat.’

Welke langere termijn-onderwerpen bespreken jullie?
‘Met het oog op de toekomst heeft het bedrijfsleven een strategische ontwikkelagenda gemaakt. Daarin staan behoeftes zoals het digitaliseren van bezwaarprocedures en verzoeken tot terugbetaling. Wij onderzoeken of we een digitaal portaal kunnen bouwen. Zo heeft het bedrijfsleven diverse wensen. Wij bekijken wat haalbaar is. En als iets niet lukt en je legt het uit, dan weet het bedrijfsleven ook waar het aan toe is.’

Zijn er andere belangrijke gespreksthema’s?
‘Het bedrijfsleven vindt dat de Douane kampt met een kennishiaat. De afgelopen jaren gingen veel mensen met pensioen en daardoor verdween kennis. Ook kregen we er werk bij door de Brexit en e-commerce. We lossen dat op door nieuwe medewerkers taakgericht op te leiden. Nadeel daarvan is dat deze onvoldoende kennis hebben van het volledige douaneproces. Binnen het OBD bespreken we hoe we dat kunnen oplossen. Het bedrijfsleven heeft aangeboden om douanemedewerkers op hun werkvloer te laten meelopen. Om hen zo meer inzicht te geven in processen.’

Jullie leiden ook samen mensen op?
‘We vissen in dezelfde krappe arbeidsvijver. Het is belangrijk dat we ons samen presenteren als aantrekkelijke werkgever. Met de Topsector Logistiek hebben we een masteropleiding opgezet aan de Rotterdam School of Management, ‘Customs and supply chain compliance’, voor mensen uit het bedrijfsleven en de Douane. Zij leren over vakgebieden heen kijken en krijgen skills aangereikt die het OBD belangrijk vindt. Op mbo-niveau moeten we elkaar nog vinden. Daar liggen de competenties die je nodig hebt voor functies bij de Douane of in de logistiek verder uiteen.’

Wat levert de dialoog met het bedrijfsleven op?
‘Het geeft ons een goed beeld van wat er speelt, zoals dat de huidige wet- en regelgeving niet aansluit bij de e-commerceontwikkelingen. De wereld van de logistiek verschuift en gaat steeds sneller. Douanewetgeving is gemaakt voor volle vliegtuigen en vrachtschepen, niet voor kleine pakketjes. Toch moet je voor een schip met 1000 ton graan evenveel data en informatie aanleveren en aangifteprocessen doorlopen als voor een balpen uit Mexico.’

Wat doe je daaraan?
‘We proberen gezamenlijk Brussel ertoe te bewegen om na te denken over modernisering van de wetgeving. Naar aanleiding van onze signalen heeft een groep van deskundigen advies uitgebracht aan de Europese Commissie. Wij hebben hun aanbevelingen besproken met diverse partijen, zoals de verladers, de expediteurs en de exporteurs. Daarna hebben wij samen geformuleerd hoe wij willen dat de wetgeving eruitziet. Dat heeft onze directeur-generaal ingebracht in het overleg met Europese collega’s. We nemen de input van het bedrijfsleven overal in mee.’

Nederland is klein, maar ook een belangrijk handelsland. Wordt er goed geluisterd door Europa?
‘Wanneer in Nederland iets spaak loopt op logistiek gebied, gebeurt dat in de rest van Europa ook. We hebben zeker de indruk dat Europa oor voor ons heeft en wil nadenken over het fors verlagen van de regeldruk en het aanpassen van systemen.’

Zijn ontwikkelingen door corona en de oorlog in Oekraïne in een stroomversnelling geraakt?
‘De Europese commissie heeft zich tijdens de coronapandemie dienstbaar opgesteld aan de douanediensten in de lidstaten. Er zijn noodverordeningen opgesteld, maar je schuift wet- en regelgeving niet zomaar aan de kant. Alle knelpunten die we tegenkwamen en die we kregen uit ons corona-overleg met het bedrijfsleven hebben we aan de Europese commissie voorgelegd. Die kwam snel met uniforme procedures. Dat bracht douanediensten in Europa dichterbij elkaar.’

Welke lessen kun je daarvan leren?
‘Je mag van de Douane verlangen dat het een wendbare organisatie is. Toen de samenleving plat lag door corona, kregen wij een andere taak. We moesten snel reageren op de nieuwe situatie. Twee jaar later kwamen er sancties door de oorlog in Oekraïne. Ook toen moesten we wendbaar inspelen op de nieuwe maatschappelijke realiteit. De wereld is niet meer zo stabiel. De Douane moet daarin meegaan. Daar schrijf ik ook in mijn boek over. Een computer kan straks wellicht net zo goed als een mens beoordelen of er in een vrachtwagen écht allemaal ananassen zitten. Je kunt uiteindelijk bijna alle taken en processen van de Douane digitaliseren.’


Dit artikel is reeds gepubliceerd in HUB, hét ledenblad van TLN. Auteur: Suzanne Docter. Beeld: Douane.

‘WE ZIJN ONDERDEEL VAN DE LOGISTIEKE KETEN’
Frank Heijmann
‘WE NEMEN DE INPUT VAN HET BEDRIJFSLEVEN OVERAL IN MEE’
Frank Heijmann

Meer weten?

Contact de expert

Team communicatie

Communicatie medewerkers & adviseurs

De kracht van samenwerken

TLN-lidmaatschap biedt meerwaarde op de belangrijkste thema's, namelijk: digitalisering, duurzaamheid, ketensamenwerking en de ontwikkeling van de arbeidsmarkt. De vereniging werkt er hard aan om regels te laten werken vóór in plaats van tegen ondernemers, draagt bij aan oplossingen voor het tekort aan arbeidskrachten, brengt leden in contact met kundige specialisten en verzamelt en deelt kennis. Ontdek de kracht van samenwerken en sluit je aan bij TLN.