Ken uw kosten

In de transport- en logistieksector zijn de winsten laag en de marges, het verschil tussen het tarief en de kosten, dun. Gelukkig denkt de sector wel na over realistische prijzen. Maar hoe kan de kostprijs correct worden vastgesteld?

Naast de actuele kostprijs zijn ook de verwachte kostenontwikkelingen van belang die Panteia/NEA jaarlijks onafhankelijk en objectief vaststelt in opdracht van de Sectorraad van de NIWO. Zowel de kostprijs als de kostenontwikkelingen moet u in uw eigen specifieke situatie toepassen.

Kosten en kostprijs

Kort gezegd, is de kostprijs de optelsom van alle kosten die gemaakt worden om de vervoersprestatie te leveren. Die kostprijs kan vervolgens worden uitgedrukt in bijvoorbeeld uren, kilometers, tonnen of pallets. De totale kosten bestaan uit vaste en variabele kosten, zoals afschrijvingskosten, brandstofkosten, verzekeringskosten, loonkosten en tolkosten. Voor het bepalen van de brandstofkosten zijn de brandstofprijs en brandstofverbruik bepalend. Om de effecten van fluctuaties in de brandstofkosten te compenseren, kunnen brandstofclausules worden gehanteerd.

Bij het bepalen van de loonkosten moet naast de cao beroepsgoederenvervoer en sociale lasten rekening worden gehouden met de afwezigheid van de chauffeur, bijvoorbeeld tijdens de feestdagen, maar ook tijdens zijn vakantie of bij ziekteverzuim.

Daarnaast is het van belang om de algemene kosten, de kosten die niet direct aan de vervoersprestatie zijn gekoppeld, juist vast stellen. Hierbij kan ook rekening worden gehouden met de kosten van aanschaf, onderhoud en begeleiding van tolkastjes en administratieve werkzaamheden, zoals het juist beheren van personeelsgegevens.

Per kilometer

Voor het juist bepalen van de kostprijs is het belangrijk om het jaarkilometrage en de betaalde kilometers juist vast te stellen. Worden alleen beladen kilometers betaald, sla dan de kosten over op de betaalde kilometers. Het aantal beladen kilometers kan lager worden door bijvoorbeeld de aanscherping van regels met betrekking tot de aslast en voertuigafmetingen waardoor minder lading kan worden vervoerd. Ook is het belangrijk om het aantal inzetbare dagen van een voertuig en chauffeur juist vast te stellen, te rekenen met de vervangingswaarde van een voertuig en de afschrijvingstermijn en restwaarde juist vast te stellen. Door de steeds strengere milieuwetgeving kan het zijn dat voertuigen sneller worden vervangen en de afschrijvingskosten daardoor hoger worden.

Productieve uren

Naast het jaarkilometrage is het van belang om het aantal productieve uren juist vast te stellen. Het aantal bedrijfsuren van een voertuig wordt bepaald door het aantal uren dat één of meerdere chauffeurs (plus eventueel bijrijders) met het voertuig actief bezig zijn. Stel, de vaste chauffeur van een auto werkt gedurende 43 weken per jaar gemiddeld 50 uur per week. De overige weken is hij niet productief wegens vakantie, atv of ziekte. De auto wordt echter 50 weken per jaar ingezet. Het aantal autobedrijfsuren bedraagt dan in dit voorbeeld 50 weken maal 50 uur, ofwel 2.500 uur.

Specifieke situatie

TLN biedt de TLN Kostprijsapplicatie aan waarmee u kostprijsberekeningen kunt maken en uw kostenstructuur kunt bepalen. De TLN Kostprijsapplicatie kunt u vanaf de website downloaden. De kostenramingen die Panteia/NEA jaarlijks in opdracht van de Sectorraad van de NIWO publiceert, kunnen helpen bij het inschatten van de toekomstige ontwikkeling van de kostprijs. Ieder bedrijf is echter uniek en heeft te maken met een specifieke situatie en situationele omstandigheden.

Zo kunnen bedrijven door onder meer (regionale) krapte op de arbeidsmarkt te maken krijgen met een extra toename van de loonkosten. De extra kostenstijging is het gevolg van bijvoorbeeld de inhuur van meer uitzendkrachten, een hoger verloop van personeel, de betaling van extra vergoedingen om chauffeurs in dienst te houden en de behoefte van chauffeurs om minder uren te maken. Daarnaast kost het inwerken van nieuw personeel extra tijd, wat dus extra kosten met zich meebrengt. De hoogte van deze extra kostenstijging kan volgens Panteia/NEA variëren van ‘niet van toepassing’ tot een toename van de loonkosten van circa 10 procent.

De levertijden van materieel kunnen langer zijn waardoor er, naast een personeelstekort, een tekort aan materieel is. Als er dan materieel op korte termijn nodig is, kan dat leiden tot hogere materieelkosten. Bijvoorbeeld als er materieel gehuurd moet worden. Daarnaast kan de invoering van de AVG vooral eenmalig tot kosten leiden. Maar ook het toenemende aantal files, de verplichte opleidingen, de verscherpte milieueisen en de langdurige procedures bij laad- en losplaatsen kunnen structureel hogere kosten veroorzaken.

Verschil tussen raming en resultaat

De gerealiseerde kostenontwikkeling zoals Panteia/NEA die heeft vastgesteld voor een bepaald jaar kan afwijken van de afgegeven raming. Voor de raming van het daaropvolgende jaar houdt Panteia/NEA geen rekening met dit verschil.Voor bijvoorbeeld 2018 geldt dat de gerealiseerde kostenontwikkeling hoger is dan in 2017 voor dit jaar was geraamd. Voor de raming van 2019 houdt Panteia/NEA geen rekening met dit verschil.

Zelf alert zijn

De TLN Kostprijscalculatie biedt de methodiek en de Panteia/NEA rapportage geeft inzicht in de algemene ontwikkelingen die worden verwacht. Maar de gebruiker moet zelf alert zijn op de voor hem specifiek geldende factoren die zijn kostprijs kunnen beïnvloeden.

  • Klik hier voor de TLN Kostprijsapplicatie
  • Klik hier voor de kostenontwikkelingen 2018/2019

Gerelateerde onderwerpen

Kostenontwikkeling