Tennistoernooi brengt logistiek en topsport samen

Afgelopen februari vond in Rotterdam Ahoy het ABN AMRO Open plaats. Dit jaarlijks tennistoernooi brengt internationaal sporttalent bijeen in Nederland. Deze logistieke topsport is in handen van Alastair Carr, manager events bij Rotterdam Ahoy en eindverantwoordelijk voor de organisatie van dit grootste tennistoernooi van Nederland.

Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een groot sportevenement?
‘We zijn een ATP 500 toernooi en het grootste tennistoernooi van Nederland. Bij zo’n evenement komt van alles kijken. Er is een operationele kant. Je kunt bijvoorbeeld niet tennissen zonder een tennisbaan. Daarnaast is er het conceptuele stuk. Wat willen we bereiken met het toernooi? Wie willen we aanspreken? Onze marketing-slogan is ‘On top of tennis’. We organiseren meer dan alleen tennis, het gaat om een beleving voor de bezoekers. Ze kunnen eten en drinken, er is een sportplaza waar je zelf kunt tennissen en challenges aangaan en er zijn handtekeningsessies met spelers. Dat zijn enkele voorbeelden die voortkomen uit onze vier kernwaarden.’

Kun je meer vertellen over die vier kernwaarden?
‘Met ‘Connect’ bieden we het grootste zakelijk hospitality-platform in Nederland. We bouwen een vipdorp waar ongeveer 50.000 zakelijke klanten komen, waaronder ABN AMRO. In het Rotterdam Ahoy Convention Centre worden inhoudelijke bijeenkomsten verzorgd. ‘Experience’ vullen we in door de ervaring voor bezoekers zo bijzonder mogelijk te maken. Dat gebeurt door de activiteiten die we aanvullend organiseren en door showelementen. Onze maatschappelijke kernwaarde is ‘Impact’. We doen veel voor verschillende groepen binnen en buiten Rotterdam. De ABN AMRO Foundation organiseert die dagen activiteiten voor kinderen uit achterstandswijken. Er worden ook tickets weggegeven aan eenzame ouderen. Dit jaar hebben we voor het eerste een videorobot waardoor kinderen uit het Sophia Kinderziekenhuis met spelers kunnen bellen. En de Esther Vergeer Foundation houdt een sportdag waar zo’n 250 kinderen met een lichamelijke beperking aan deelnemen. We organiseren ook twee rolstoeltennistoernooien. ‘Taste’ vullen we in door het bouwen van zeven restaurants met lokale Rotterdamse concepten.’

Wat is jouw rol als manager events?
‘In Ahoy worden het hele jaar door evenementen georganiseerd. Ik ben verantwoordelijk voor de organisatie van het ABN AMRO Open-tennistoernooi en stuur alle betrokken teams aan, zoals hospitality, marketing en communicatie, en het productieteam voor operationele zaken. Het team bestaat uit ongeveer twaalf mensen die het hele jaar of gedeeltelijk aan het toernooi werken. Tijdens het evenement zelf zijn er zo’n duizend mensen aan het werk om alles in goede banen te leiden voor de 110.000+ bezoekers die het evenement bijwonen.’

Ook logistiek is een belangrijk thema. Aan welke logistieke componenten moeten we denken?
‘Eén van de meest relevante dingen is de opslag en transport van onze tennisbanen. We hebben acht banen tijdens het toernooi. Die moeten op het juiste moment worden op- en afgebouwd. Ook de opslag is van groot belang. De banen moeten namelijk met de juiste temperatuur en luchtvochtigheid worden bewaard, anders trekken ze krom.’

En wat nog meer?
‘De planning van onze opbouw is ook een logistieke puzzel. Wat moet het eerst worden opgebouwd? En wat is de volgende stap? Samen met mijn collega maak ik de planning, in samenspraak met de leveranciers. Daarbij moeten we rekening houden met andere evenementen die plaatsvinden in Ahoy. Wij zijn namelijk niet de enigen in het gebouw. Bij sommige tennistoernooien is dat anders. Daar hebben ze het hele jaar de tijd om op te bouwen. Dit jaar konden we pas starten met opbouwen na afloop van het muziekevenement ‘De Vrienden van Amstel LIVE!’. De planning moet dan strak in elkaar zitten. We hebben te maken met een korte opbouwtijd. Iedereen moet weten wanneer hij of zij op welke plek moet zijn. Een goede logistieke planning en de juiste volgorde is van cruciaal belang. Het enige waar wij niet over na hoeven te denken is de horecabevoorrading. Die heeft gelukkig een eigen logistieke planning.’

Hoe is de infrastructuur rondom Ahoy geregeld?
‘Het parkeerterrein is ook een logistieke uitdaging. We hebben twee sessies per dag. Als een wedstrijd uitloopt, loop je vertraging op en is er overlap in de bezoekers. Parkeerwachters begeleiden dit proces. Voor onze leveranciers en logistieke partners hebben we een aparte ingang. Ahoy is een flexibele evenementenorganisatie met in elke hal een aantal transportdeuren. Dat betekent dat je verschillende elementen tegelijkertijd kunt opbouwen en altijd in en uit kunt rijden. Sommige tennistoernooien hebben die luxe niet. In Queens, Londen bijvoorbeeld. Daar wordt het toernooi midden in de stad georganiseerd. Zonder ruimte om te parkeren en zonder logistieke ingangen. Probeer dat maar eens te doen zonder overlast te creëren.’

Hoe zorg je dat deze ‘logistieke operatie’ goed verloopt?
‘Goede afstemming en communicatie vooraf. We hebben elk jaar een leveranciers-meeting waar we samen met de contactpersonen van alle leveranciers de planning doorlopen. Dan komen ingewikkelde dingen vanzelf tevoorschijn. Daarmee gaan we aan de slag en dan sturen we de planning nog een keer rond. Goede leveranciers die zich verantwoordelijk voelen voor wat ze doen, zijn zeer waardevol. En ik kan het waarderen al we elkaar kunnen aanspreken als iets beter of efficiënter kan. Dat maakt een groot verschil. Als iets niet gaat, moet je het gewoon laten weten zodat we het direct kunnen oplossen.’

Je hebt ook te maken met internationale partijen. Brengt dat extra uitdagingen met zich mee?
‘We werken vooral samen met Nederlandse leveranciers, maar hebben ook een aantal buitenlandse contacten. Tijdens het toernooi hebben we geen lijnrechters meer. Het digitaal systeem ‘hawk-eye’ volgt de bal en geeft aan of die binnen of buiten de lijn valt. Die levering kwam uit Melbourne Australië, direct vanuit het Australian Open tennistoernooi. Verder zetten we vragen van internationale leveranciers direct door naar de juiste partij. De meeste internationale leveranciers zijn gewend om tennistoernooien te organiseren. Sommige doen het al heel lang en kennen elkaar goed, dat maakt veel goed in de samenwerking.’

Hoe krijg je alle internationale deelnemers op de juiste tijd en plek?
‘Spelers zijn verplicht om hun reis naar Nederland zelf te regelen. Vanaf het moment dat ze in Nederland aankomen, moeten wij het transport overnemen. De spelers geven hun vluchtgegevens door en wij verzorgen de rest. We hebben negentien chauffeurs in dienst om dit te faciliteren. Dit doen we vanaf drie dagen voor het toernooi tot de dag na afloop. We halen de spelers van het vliegveld of treinstation op en verzorgen de ritten naar het hotel. Dit doen we tot ze zijn uitgeschakeld in het toernooi en weer vertrekken. Spelers zijn continu onderweg, dus wij zorgen ervoor dat ze zich zo comfortabel mogelijk voelen. Denk daarbij aan overnachting en eten. Maar ook aan entertainment zoals een PlayStation en tafeltennistafel. En we bouwen een sportschool op zodat ze kunnen blijven trainen.’

Wat vind jij een belangrijke eigenschap als je een samenwerking aangaat met een logistieke partner?
‘Dat die flexibel is en snapt wat onze wensen en eisen zijn. Soms kunnen er op het laatste moment nog dingen veranderen waar we allemaal rekening mee moeten houden. Duidelijke communicatie is daarbij van groot belang. Daartegenover bieden wij klanten een hospitality-pakket aan waar veel van onze logistieke partners gebruik van maken. Ze huren een hele week een eigen exclusieve ruimte af in het vipdorp zodat ze hun klanten kunnen uitnodigen en ontmoeten. Hun klanten komen vaak overal en nergens vandaan en ze zien elkaar niet vaak in persoon. Dan is het wel leuk om als organisatie iets terug te doen. En dat kunnen wij bieden: de perfecte beleving om samen met klanten een leuke tijd te hebben en elkaar beter te leren kennen.’

Wanneer beginnen de voorbereidingen voor volgend jaar?
‘Tijdens het evenement beginnen we al met het schrijven van een evaluatie. Als het toernooi klaar is, neem ik een paar dagen vrij en start daarna heel snel de evaluatie met partners. We nemen samen door wat er goed ging en waar verbeterpunten liggen. En dan beginnen de voorbereidingen voor volgend jaar.’

Wanneer is het evenement voor jou geslaagd?
‘Als er fantastisch tennis wordt gespeeld en iedereen – het publiek en de klanten – daarvan kan genieten. Ik heb zelf een passie voor fietsen, maar wat ik vooral leuk vind, is emotie voor de sport. Mensen maken het live mee. Samen sporten, samen sport kijken of over sport praten, verbindt mensen. Het kan iedereen raken. Dat maakt het zo mooi om zo’n fantastisch evenement neer te zetten.’

Dit artikel is reeds gepubliceerd in HUB, hét ledenblad van TLN.
Beeld: Alastair Carr.

Meer weten?

Contact de expert

Team communicatie

Communicatie medewerkers & adviseurs

De kracht van samenwerken

TLN-lidmaatschap biedt meerwaarde op de belangrijkste thema's, namelijk: digitalisering, duurzaamheid, ketensamenwerking en de ontwikkeling van de arbeidsmarkt. De vereniging werkt er hard aan om regels te laten werken vóór in plaats van tegen ondernemers, draagt bij aan oplossingen voor het tekort aan arbeidskrachten, brengt leden in contact met kundige specialisten en verzamelt en deelt kennis. Ontdek de kracht van samenwerken en sluit je aan bij TLN.