Extra eis op arbeidsovereenkomst

Met ingang van 1 januari 2020 geldt een hoge WW-premie van 7,94% voor tijdelijke of flexibele arbeidsovereenkomsten, en 2,94% voor arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde termijn (vast). Werkgevers moeten op de loonstrook van de werknemer zetten of er sprake is van een vast of tijdelijk contract.

Er is een extra eis bijgekomen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De eis is dat een schriftelijke arbeidsovereenkomst ook nog een handtekening van zowel werkgever als werknemer nodig heeft. Een vervelende maatregel omdat deze extra administratie met zich meebrengt en niet aansluit bij de bestaande praktijk.

Ook staat nergens in de wet beschreven dat je een arbeidsovereenkomst schriftelijk moet aangaan. In het verleden was dit zeker ook geen standaard procedure om een schriftelijke overeenkomst af te sluiten. Daarnaast hebben sommige bedrijven te maken gehad met overnames van een bedrijf of een bedrijfsonderdeel. Soms gaat het weleens mis en gaat niet ieder personeelsdossier over naar het nieuwe bedrijf. Ook geven veel bedrijven na een tijdelijk contract de werknemer een bevestigingsbrief dat de arbeidsovereenkomst wordt omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Deze brief is voor de werknemer het bewijs van een vaste aanstelling. Helaas is dit niet voldoende om de lage WW-premie te mogen hanteren. Er moet een handtekening van beide partijen, zowel werknemer als werkgever, op staan.

Hoe nu verder?
Deze bedrijven moeten dus bij hun vaste dienstmedewerkers handtekeningen gaan ophalen om gebruik te kunnen maken van de lage WW-premie. Dit kan middels het ondertekenen van een schriftelijk addendum, maar ook via de elektronische weg. Bijvoorbeeld door de werknemer per e-mail aan te geven dat hij in vaste dienst is en hem te vragen dit per kerende e-mail te bevestigen. Een dergelijke bevestiging kan ook plaatsvinden binnen een HR-systeem. Eventueel kan een addendum ook d.m.v. een elektronische handtekening worden getekend.

Het ophalen van handtekeningen moet geregeld zijn voor 1 januari aanstaande. Een tijdstip dat niet haalbaar is. Daarom krijgen bedrijven uitstel om deze twee handtekeningen te verkrijgen. Werkgevers krijgen tot 1 april 2020 de tijd om deze grote administratieve klus af te ronden. Het niet volgen van deze nieuwe eis kan gevolgen hebben voor de werkgever. De belastingdienst kan tot vijf jaar terug premies corrigeren en boetes opleggen.