Al ruim veertig jaar maakt producent Alfen onderdeel uit van het werk van Van Hooft Transport. Het transportbedrijf uit Hoevelaken rijdt betreedbare stations en compact transformatorhuisjes voor de klanten van Alfen naar verschillende locaties in Nederland en België. Sinds 2014 verzorgt Van Hooft Transport het gehele transportproces vanaf het moment dat de order binnenkomt bij Alfen tot het slotstuk: de plaatsing van het station. Maar hoe heeft dit bedrijf alle schakels in het proces ervan overtuigd om efficiënter te gaan samenwerken?

Maarten Bos, algemeen directeur bij Van Hooft Transport: ‘Voor het plaatsen van stations zijn verschillende contractpartijen betrokken. Zo maakt een bedrijf de sondering. Dit is een bodemonderzoek waarin vastgesteld wordt wat voor bodem het is en welke fundering er moet komen om het station op te plaatsen. Nadat dit bedrijf klaar is met de sondering, komt de landmeter. Die zet de piketpalen uit waar het station moet komen en voert een schouw van de locatie uit. Vervolgens komt een ander bedrijf de fundering aanbrengen.’

‘En tot slot plaatsen wij het station, wordt er aarding geslagen en sluit de netbeheerder het station aan. Je hebt dus in het proces met vijf verschillende partijen te maken. Wij merkten dat er veel belletjes en e-mails nodig waren om afspraken op elkaar af te stemmen. Om de hele keten efficiënter te laten werken is in overleg met Alfen besloten om de gehele coördinatie bij ons neer te leggen. Onder de naam Alfen Transport opereren wij als verlengstuk van Alfen.’

‘Toen dit besluit was genomen, hadden we een maand de tijd om alles te regelen. Op de planning werkten we tot dat moment nog met Excel. Ook hadden we nog geen ordersysteem. In één maand tijd hebben we alles uitgezocht en geregeld. Inmiddels sturen wij het gehele proces aan en proberen we ook de gehele keten steeds meer te automatiseren zodat elke partij met onze software en portals werkt. Elke contractpartij heeft informatie van ons nodig of moet ons informatie sturen.’

Chauffeurs zijn echte specialisten
‘Wij noemen onze chauffeurs liever specialisten. Onze chauffeurs zijn namelijk niet alleen de mensen die de transformatorhuisjes van A naar B rijden. Inmiddels voeren zij ook zelf een schouw uit. Dit is een voorbezoek aan de locatie en het bepalen van het benodigde materiaal. Denk bijvoorbeeld aan welke kraan, of er rijplaten nodig zijn en hoe we er kunnen komen. Vorig jaar zijn we gestart met het landmeterproces. In de uitvoering liep het daar soms vast en om deze reden hebben we besloten om zelf een auto en GPS-apparatuur aan te schaffen. Ook hebben we intern een medewerker opgeleid die nu piketpalen zelf uit zet. Na de schouw is dus de hele keten goed voorbereid.’

Papierloos werken
‘Wat ook goed meewerkt is dat de hele keten volledig digitaal opereert. Alle processen vanaf de order tot aan de afhandeling worden digitaal gedocumenteerd. Chauffeurs hebben een mobiele telefoon op zak wat ook als boordcomputer in de vrachtauto dient. Op de telefoon is een app geïnstalleerd waar alle foto’s, tekeningen en documenten van een bepaalde order wordt opgeslagen.’

Van Hooft Transport gebruikt de eCMR als juridische begeleidingsdocument bij elke order. ‘Deze digitale vrachtbrief voegen we ook toe aan de portal. Zo heeft elke schakel in de keten toegang tot alle documentatie. Het digitaliseren en het samenwerken met alle ketenpartners heeft ons veel geleerd. Zo hebben we in het verleden zelf een app gebouwd. Maar we zagen dat de kosten van de app door alle verplichte updates te snel opliepen.’

Inmiddels werken we samen met Data2Track en dat werkt goed. ‘Ondernemen is keuzes maken en daarom moet je ook afscheid durven te nemen van sommige beslissingen.’

Dit artikel is reeds gepubliceerd in HUB, hét ledenblad van TLN. Auteur: Jennifer Visser  Beeld: Van Hooft Transport