‘Met dezelfde normen aan traceerbaarheid, flexibiliteit en vertrouwen gaan we de uitdagingen van onze klanten samen aan’, vervolgt Ulehake zijn verhaal. ‘Binnen onze keten heb je een aantal logistieke stromen.’ Hij schetst ze stuk voor stuk. ‘Van de leverancier naar de fabriek, waar de room wordt verwerkt. Van de fabriek naar een warehouse, vaak een van ons. En de laatste stap is van het warehouse naar de eindklant.’

Beperkte houdbaarheid
Room is een versproduct met een beperkte houdbaarheid. De omloopsnelheid is hoog en er is een veelheid aan verschillende soorten. ‘Daardoor is het proces complex en daar zit nu juist onze meerwaarde. Overigens hebben we het nu over room, maar in principe kan je dit proces natuurlijk ook voor andere producten gebruiken’, vertelt Ulehake. 

Ulehake ziet dat producenten de laatste jaren meer uitdagingen hebben op het gebied van beschikbaarheid en opslag van grondstoffen. ‘Fabrieken groeien en dit gaat ten koste van de expeditieruimte. Door slimme samenwerking zorgen wij ervoor dat deze ruimtes steeds beschikbaar zijn en blijven voor nieuw geproduceerde goederen.’ 

‘We nemen goederen in ontvangst, bepalen waar we de producten opslaan, doen het voorraadbeheer en op basis van de orders zorgen wij dat de producten just-in-time zoals afgesproken worden geleverd. Hierdoor kan de fabriek blijven draaien.’ 

Hoe zorg je voor zo’n integratie dat alle stromen goed op elkaar aansluiten? Daar heeft Willems Logistics eigen warehouse management-software voor ontwikkeld. Ulehake: ‘Dat systeem integreert met onze klanten via een automatische koppeling. De klant vult de order in en op basis van eerder gemaakte afspraken leveren wij de order uit.’  

De software vertelt welke batch er moet worden gebruikt. ‘Dat is de optimale keuze die voldoet aan de wensen en criteria van de klant. Zeker met een product als room is dat belangrijk, omdat de doorlooptijd zo kort is en het product dus snel het warehouse moet. We willen een logistiek verlengstuk zijn van onze klanten. Hoe complexer het is, hoe makkelijker we het willen maken.’ 

Belang van data
‘Data is de fundering voor je samenwerking’, stelt Ulehake. ‘Stap één is in gesprek gaan met je klanten en zorgen dat je op één lijn zit. Daarna maken we een blauwdruk van het proces door dit goed in kaart te brengen.’  

Er wordt gekeken naar de data. Is de basis goed? ‘Denk daarbij aan de orders, locaties, welke soorten room en nog veel meer. En wat is de logistieke uitdaging en de wens van de klant? Als de klant op maandag voor 12 uur een order plaatst, wat is er dan nodig om dit op dinsdag op tijd bij de klant te kunnen leveren? Dat kan zelfs als het product nog geproduceerd moet worden. We gaan met elkaar in gesprek over de processen die we kunnen verbeteren, passen de blauwdruk aan en stemmen de stromen efficiënt op elkaar af.’ 

‘Vroeger was iedereen zijn eigen ‘hutje’ aan het beschermen. Door de intensieve samenwerking delen we meer en meer data. Door ons efficiënte systeem kan de klant continu de status van het proces inzien. Zelfs de kleine verplaatsingen in ons warehouse. Door die data te delen, heeft de klant alle inzichten in zijn eigen voorraad. Handig als de houdbaarheidsdatum van een bepaald product nadert. Dit is niet alleen fijn voor de klant, maar geeft ons ook veel inzichten.’ 

Onderhouden
Doordat Willems Logistics inzicht heeft in wat er gebeurt, kan er onderhoud plaatsvinden. ‘We monitoren onze eigen performance en signaleren waar het mis gaat of wat efficiënter kan. Als we vaker een ‘afwijking’ zien in het proces, dan gaan we daarmee aan de slag.’  

Dat maakt het werk juist zo leuk binnen die ketensamenwerking, vindt hij. Een voorbeeld is een artikel met een afwijkende doorlooptijd. ‘Waarom is dat? Of als we merken dat bepaalde goederen langer blijven staan. Staan deze goederen op een logische plek in ons warehouse? Zo niet, dan verplaatsen we dit zodat we snellopers dichterbij kunnen plaatsen om onze doorlooptijd ook te versnellen.’  

Een heel ander voorbeeld is dat medewerkers soms bij een klant merken dat het afgesproken tijdsslot lastig haalbaar is door verkeersdrukte en niet goed aansluit op een volgend tijdslot. ‘Door met de klant in gesprek te gaan en te kijken naar andere mogelijkheden, staan we minder in de file en werken we nog efficiënter.’ 

Daarnaast hebben ze ook met de meeste klanten periodiek overleg. ‘Al is het maar om te bevestigen dat wat we samen aan het doen zijn ook daadwerkelijk klopt. Sowieso hebben we al veel contact. Je bent zo in elkaar verweven dat kleine dingen ook snel kunnen worden opgepakt. Je bent continu het proces aan het verbeteren. Daar steken we veel energie in en levert daarna weer veel nieuwe energie én kostenbesparing op.’ 

Je moet iemand hebben die de hoofdrol pakt binnen de samenwerking, benadrukt Ulehake. ‘Wij pakken die rol graag als logistiek dienstverlener. De meeste klanten weten zelf ook goed hoe het in elkaar zit. Met die klanten kan je sparren. Bij andere klanten komt de logistieke expertise meer vanuit ons. Dat is niet erg! We kunnen niet verwachten dat elk bedrijf net zo ver is. Zolang je er voor open staat, kijken we graag samen naar de mogelijkheden.’ 

Vertrouwen
Willems Logistics is niet alleen afhankelijk van de data. Het is ook mensenwerk en flexibiliteit. ‘Als we om vijf over twee een order binnenkrijgen terwijl de afspraak twee uur is, dan moet je ook flexibel kunnen zijn. Dat kan wel eens gebeuren natuurlijk. En andersom geldt hetzelfde. Wij kunnen ook een keer vertraging oplopen door een lekke band. Het is geven en nemen en belangrijk dat je op dat niveau ook kunt samenwerken.’ En daar is volgens Ulehake ook vertrouwen voor nodig. 

Hij heeft twee tips voor logistiek dienstverleners die ook een efficiëntere samenwerking willen aangaan met hun ketenpartners. ‘Allereerst zou ik niet (te) veel energie steken in klanten waarbij de neuzen niet dezelfde kant op staan. Want dan gaat het niet lukken. Wil je tot een diepgaande samenwerking komen, dan heb je een gedeelde visie voor de toekomst nodig. Als je klanten hebt die wel vooruit willen, dan is mijn tweede tip om ergens te beginnen. Pak één uitdaging, dat kan ook de makkelijkste uitdaging zijn, en ga samen kijken wat je kan doen. Wees als transporteur of logistiek dienstverlener niet bang om toe te geven dat een proces niet efficiënt (genoeg) werkt. Spreek dit uit naar elkaar en ga ermee aan de slag.’ 

Dit artikel is reeds gepubliceerd in HUB 10, hét ledenblad van TLN. Auteur: Denise van Vliet