‘Sturen op je onderbuik is voorbij’
‘Digitalisering is eigenlijk helemaal niet belangrijk.’ Dat was het eerste antwoord van directeur Henk van de Scheur, die halverwege aanschoof bij het interview met Brian Meijdam van Van de Scheur Logistiek uit Vianen. Een gepassioneerde projectmanager die vol trots vertelt over hoe ver het kleine transportbedrijf al gedigitaliseerd is. Hoe zit dat nou eigenlijk? Lees hier een volgende aflevering van de serie ‘De stand van digitalisering’ waarin Juliette van Neerijnen, coördinator Innovatie bij TLN, in gesprek gaat met leden van TLN.
JvN: Hoe lang zijn jullie bezig met digitalisering?
Brian Meijdam (BM): ‘We zijn in 2017 begonnen met digitalisering, in stappen. We waren heel veel aan het bellen met klanten. We leveren ook aan particulieren, bijvoorbeeld heel veel tuinhout in de lockdown dit voorjaar. We hebben een portal gebouwd waartoe de klanten toegang hebben en waarop ze de status van hun order kunnen zien. Naast inzicht voor de klant scheelde het voor ons heel veel gebel. We zagen het aantal klanten en het aantal orders groeien. Er was noodzaak om onze processen en systemen daarop aan te passen. We zijn met Bumbal begonnen, een programma dat samenwerkt met ons Transport Management Systeem (TMS) en waaruit de klant automatisch een melding krijgt om een afspraak te maken voor de aflevering.’
JvN: Je zegt dat je relatief ver bent gedigitaliseerd. Werken jullie volledig papierloos?
BM: ‘Papierarm, noemen we het. Chauffeurs werken soms liever met papieren ritlijsten maar het is een kwestie van tijd omdat we druk zijn de systemen te koppelen. Tegenwoordig zijn de koppelprogramma’s echt gebruiksvriendelijk. We willen steeds meer gaan sturen op cijfers. We weten dat dat heel belangrijk is. We werken al veel met data om vooruit te kunnen plannen. In 2019 hebben we een BI-tool, Clicksense, in gebruik genomen. Daarmee kunnen we een forecast maken en een aantal belangrijke KPI’s volgen, zoals het aantal opdrachten per stop, het aantal kilometers per stop, de kostprijs per adres en de omzetten per uur. En we werken sinds maart vorig jaar ook met de digitale vrachtbrief (Transfollow), een laatste stap naar volledige digitalisering.’
JvN: In welke mate speelt digitalisering een rol in de verkoop van je diensten, in je acquisitie?
Henk van de Scheur (HvdS): ‘Digitalisering is eigenlijk helemaal niet belangrijk. Je moet eerst organiseren voordat je kunt automatiseren. Het gaat erom de processen van jou en van de klant zo goed mogelijk te laten aansluiten. We zijn eerst bezig geweest met de basis: hoe zien je eigen processen eruit, waar zitten alle verspillingen, hoe kunnen we verbeteren wat we doen? Dat moet je eerst goed op orde hebben. Je moet wel de goede dingen doen om ook de juiste data uit je systeem te krijgen. En natuurlijk is automatisering een middel om je bedrijfsvoering te verbeteren. Maar in de uitvoering doe je met automatisering helemaal niks. Het blijft gewoon mensenwerk. Dat moet je zo netjes mogelijk doen en nadenken hoe je dat anders kunt doen.’
JvN: Hoe groot is jullie bedrijf?
HvdS: ‘Eigenlijk zijn we een klein bedrijf. Dertig man personeel, 15 vrachtwagens en 12000m2 warehouse. Voor zo’n klein bedrijf zijn we al best ver gedigitaliseerd. Het belang van digitalisering zit in het verbeteren van bedrijfsresultaat maar ook in het belang van de klant. Wij hebben een klant die een seizoensproduct heeft. Op een gegeven moment barst die orderstroom open. Zij gaan als een gek alle orders picken, het komt bij ons en dan hebben wij een hele berg aan orders staan waar we bijna niet meer uit komen. Toen hebben wij gezegd, “laat ons nou die afspraken maken met de finale klanten, dan sturen wij jullie proces aan”. Zo gezegd, zo gedaan. Doordat wij digitaal inzicht kunnen geven in het proces is het voor onze klant en zijn klanten ook gemakkelijk.’
JvN: Wat levert de digitalisering jullie als bedrijf nou op?
BM: ‘We hebben sinds 2018 een verdubbeling van het aantal opdrachten kunnen realiseren. Dankzij onze digitalisering kunnen we meer opdrachten in dezelfde tijd verwerken. Groei was ook een van onze bedrijfsdoelstellingen. We denken dat het ook goed is voor ons imago en naamsbekendheid omdat klanten graag met een innovatief bedrijf zaken willen doen, ook al zijn we klein bedrijf. De tijd van excelletjes en sturen op onderbuikgevoel is voorbij. Je kunt gewoon alle belangrijke data altijd inzien en dat is de grootste winst die we nu hebben behaald. Je hoeft niet meer te dénken dat je op de goeie weg bent, maar je kunt nu met elkaar op een scherm zien hoe de lijn omhoog gaat; dit is ons bedrijfsresultaat.’
JvN: En daar werden je collega’s ook blij van?
BM: ‘Ja, maar we hebben er eerst veel over gepraat. Ze zagen natuurlijk ook dat het aantal orders bleef stijgen en dat we heel veel tijd kwijt waren met al die telefoontjes met klanten. Door hen te laten inzien wat de digitalisering voor hen uiteindelijk oplevert, hebben we ze eigenlijk heel snel meegekregen. Het moet niet alleen voor het bedrijf beter zijn, het moet ook hun werk makkelijker maken en dat werd het. Nu merk je dat planners beginnen te vragen, “hé, wil je dit niet even automatiseren, ik loop hier tegenaan, kun je dat oplossen?”