Digitaliseren administratie

Facturen of andere documenten die digitaal zijn, hoeft u niet te printen en op papier te bewaren. Het origineel is immers digitaal en u kunt het document gemakkelijk herproduceren.

​​​​​Papieren administratie digitaliseren?

​Administratiedocumenten die u op papier heeft vervaardigd of ontvangen (zoals bijvoorbeeld facturen en vrachtbrieven) mag u onder omstandigheden scannen en digitaal bewaren.


Op grond van het Burgerlijk wetboek mag uw bedrijfsadministratie (met uitzondering van de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten) worden gedigitaliseerd. Deze digitalisering moet dan wel de gegevens juist en volledig weergeven. Meer hierover leest u hier in de ECP-brochure “bewaren en bewijzen” onder 1.3. De gegevens moeten gedurende de volledige bewaartijd van 7 jaar beschikbaar blijven en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.


De omstandigheden waaronder u uw fiscale administratie mag digitaliseren leest u in de brochure van de Belastingdienst “Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht”, de brochure vindt u hier. De informatie over het digitaliseren (converteren) van gegevens staat duidelijk beschreven in de brochure in paragraaf 3.1 en 3.2 op pagina 6 en 7. 

Hoe zit het met de vrachtbrief?

​Indien u originele vrachtbrieven heeft gedigitaliseerd (geconverteerd) om aan uw bewaarplicht te voldoen, raden wij aan om de originele vrachtbrieven in ieder geval nog 2 jaar te bewaren. De rechter kan dan het origineel inzien, als blijkt dat de wederpartij twijfelt aan bepaalde gegevens. Indien sprake is van een geschil raden wij aan om de originele vrachtbrieven in ieder geval te bewaren totdat het geschil definitief ten einde is. ​

Digitale administratie bewaren

Administratie die al digitaal is (bijvoorbeeld gegevens uit TransFollow of digitale facturen), hoeft u uiteraard niet te printen en op papier te bewaren. Deze gegevens mag u digitaal blijven bewaren.

​Wat en hoe moet u bewaren? 

​Ieder bedrijf (waaronder ook de ZZP’er valt) moet een bedrijfsadministratie voeren.[1] Die administratie en de daartoe behorende documenten (boeken, bescheiden en andere gegevensdragers), moeten op zodanige wijze bewaard worden, dat daaruit de rechten en verplichtingen van dat bedrijf kunnen worden afgeleid.[2] Meer over het bewaren en de bewijskracht van uw digitale bedrijfsadministratie leest u hier.


Uw fiscale digitale administratie[3] moet in ieder geval bestaan uit alle gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Welke gegevens u moet bewaren, hoe u de gegevens bewaart en hoe u de gegevens aanlevert voor controle door de Belastingdienst, leest u hier​.


Tot slot moet u de gegevens bewaren die voor de heffing van de rechten bij invoer van belang zijn.[4]

​​​Hoe lang moet u bewaren?

Hoe lang u stukken moet bewaren kan verschillen. Uw bedrijfs- en fiscale administratie moet u in ieder geval 7 jaar bewaren. Voor bijvoorbeeld uw werknemersadministratie en onroerend goed administratie gelden andere termijnen. Het ECP (Platform voor de InformatieSamenleving) heeft de volgens haar meest gebruikte en/of belangrijkste bewaartermijnen opgenomen in een lijst. Deze lijst is geenszins uitputtend. De lijst vindt u hier vanaf pagina 42.


Indien u bepaalde stukken uit uw fiscale administratie minder lang wenst te bewaren, kunt u proberen om hierover afspraken te maken met de Belastingdienst. Zorg er dan wel voor dat u die afspraken goed vastlegt, en uiteraard bewaart.


Het kan ook zo zijn dat u bepaalde documenten langer wenst te bewaren in verband met een mogelijke bewijsopdracht (bijvoorbeeld als u zelf een vordering tegen iemand wilt instellen of als iemand een vordering tegen u instelt). U wenst dan de stukken in ieder geval gedurende de verjaringstermijn te bewaren. De door het ECP gepubliceerde lijst met volgens haar meest gebruikte en/of belangrijkste verjaringstermijnen (die geenszins uitputtend is), vindt u hier vanaf pagina 40.

Voor logistieke dienstverleners kunnen de volgende verjaringstermijnen nog van belang zijn: 

  • Internationaal wegvervoer: 1 jaar of in geval van opzet of bewuste roekeloosheid 3 jaar (art. 32 CMR)
  • Binnenlands wegvervoer: 1 jaar (art. 8:1711 BW)
  • Doe​n vervoeren: 9 maanden (art. 8:1740 BW)

Let op: de verjaringstermijnen zijn hier korter dan de wettelijke bewaartermijnen.

[1] Artikel 10 boek 2 Burgerlijk Wetboek en artikel 15i boek 3 Burgerlijk Wetboek.
[2] Hierbij moet u denken aan de crediteuren- en debiteurenpositie en de vermogenspositie van het bedrijf (balans, staat van baten en lasten etc.),  bestuurs- en beheersdaden (verslagen van bestuursvergaderingen etc.), de interne organisatie in het algemeen (jaarverslagen, statuten etc.), het interne berichtenverkeer en al wat daarmee samenhangt (algemene administratieverplichting).
[3] Artikel 47 – 57 Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en art. 34 Wet op de Omzetbelasting 1968.
[4] Artikel 8 Douanewet.

Bronvermelding en verwijzing

Verdieping

Voor de leden die alles over het onderwerp willen weten