U heeft vervolgens goederen opgehaald bij A en deze vervoerd naar B. Zodra u de factuur naar A verstuurt weigert A te betalen. Volgens A was X niet (vertegenwoordigings)bevoegd om de overeenkomst te sluiten.
Natuurlijke personen (bijvoorbeeld een eigen rijder) kunnen meestal ‘zelf’ handelen. Dit is anders als de persoon handelingsonbekwaam is, zoals het geval is bij een kind. U als persoon kunt een televisie kopen. Als een kind een televisie wil kopen, moet het kind in principe toestemming hebben van de ouder of voogd. Over natuurlijke personen zullen we in dit stuk niet verder ingaan. Wij raden u wel aan om, in geval van zaken met een natuurlijke persoon, te controleren of de persoon failliet is (zie de website Insolventies op Rechtspraak.nl) of onder bewind of curatele staat (zie de website Rechtspraak.nl). In de rest van dit onderwerp zullen we enkel aandacht besteden aan bedrijven.
Een bedrijf (B.V., N.V., V.O.F., etc.) kan niet zelf handelen. Een bedrijf moet altijd vertegenwoordigd worden door een persoon. De persoon met wie de overeenkomst gesloten wordt, moet vertegenwoordigingsbevoegd zijn. Dit houdt in dat de persoon bevoegd moet zijn om het bedrijf te vertegenwoordigen, bijvoorbeeld bij het onderhandelen of bij het sluiten van een overeenkomst.
Wanneer is iemand vertegenwoordigingsbevoegd?
De vraag is nu: wanneer mag een persoon overeenkomsten sluiten namens een bedrijf?
In beginsel zijn alleen de bestuurders hiertoe bevoegd. In het handelsregister van de Kamer van Koophandel kunt u een uittreksel opvragen van het bedrijf waarmee u de overeenkomst wilt sluiten. In dit uittreksel staat wie de bestuurder(s) is of zijn. Een bestuurder van een bedrijf is in principe onbeperkt bevoegd om het bedrijf te vertegenwoordigen en dus om overeenkomsten aan te gaan. Maar let op: een bestuurder kan ook niet of beperkt bevoegd zijn. In de statuten van het bedrijf moet in dat geval ondubbelzinnig worden geregeld welke bestuurder tot welke handelingen bevoegd en beperkt is. Dit moet dan ook uit het uittreksel blijken.
Vaak gebeurt het dat de bestuurder van een vennootschap ook een bedrijf is. Het is dan van belang om ook van dit bedrijf het uittreksel op te vragen, net zo lang totdat de bestuurder een natuurlijke persoon is. Is deze natuurlijke persoon niet de persoon die met u de overeenkomst wilt sluiten, vraag dan om een machtiging waarin deze persoon wordt gemachtigd door de persoon die genoemd wordt als bestuurder op het uittreksel van de KvK (Kamer van Koophandel).
Uitzondering: Niet bevoegd toch geldige overeenkomst
Het kan zo zijn dat er toch geen overeenkomst tot stand is gekomen tussen u en het bedrijf, omdat de bestuurder zijn bevoegdheden heeft overschreden of omdat de persoon met wie u de overeenkomst sloot geen bestuurder is en ook geen machtiging heeft van een bestuurder om de overeenkomst te sluiten. Het bedrijf is dan in beginsel niet gebonden aan de overeenkomst.
Hierop bestaan uitzonderingen, waardoor er wél een overeenkomst tot stand is gekomen, ondanks het gebrek aan bevoegdheid om een overeenkomst te sluiten:
- Wanneer er in het handelsregister geen bijzonderheden staan vermeld over een beperking van de bevoegdheid van een bestuurder om een overeenkomst te sluiten, dan kunt u er redelijkerwijs van uitgaan dat de bestuurder bevoegd is om een overeenkomst te sluiten. U heeft dan voldaan aan uw plicht om hier onderzoek naar te doen.
- Ook kan het bedrijf de overeenkomst alsnog bekrachtigen door de overeenkomst na te komen. Bijvoorbeeld door de overeengekomen werkzaamheden te verrichten of tot betaling over te gaan.
- Soms is het zo dat een persoon weliswaar formeel niet bevoegd was om de overeenkomst te sluiten namens een bedrijf, maar dat er wel de schijn is gewekt dat dit wel mocht. Er moet dan sprake zijn van een ‘gerechtvaardigd vertrouwen’. In zo’n geval moet degene die erop vertrouwde dat de persoon bevoegd was om de overeenkomst namens het bedrijf te sluiten, feiten en omstandigheden naar voren brengen waar dit uit blijkt.
Bijvoorbeeld: wanneer u een brood koopt bij de supermarkt, mag u ervan uitgaan dat de caissière bevoegd is om een ‘overeenkomst’ te sluiten (u krijgt het brood in ruil voor het geld).
Consequenties niet-vertegenwoordigingsbevoegheid
Een bedrijf kan de overeenkomst terug draaien wanneer :
- Een bestuurder zijn bevoegdheid om een bepaalde overeenkomst aan te gaan heeft overschreden.
- De bevoegdheid ontbreekt om namens het bedrijf een overeenkomst aan te gaan.
In dat geval is er geen overeenkomst tot stand gekomen, tenzij er een van de hiervoor genoemde uitzonderingen van toepassing is. Het bedrijf is dan niet gebonden aan de overeenkomst en hoeft dan dus ook de overeenkomst niet na te komen (het bedrijf hoeft dan bijvoorbeeld niet de facturen te voldoen).
De persoon die het bedrijf onbevoegd heeft vertegenwoordigt is verplicht de schade te vergoeden die de andere partij hierdoor lijdt. Als u dus een overeenkomst heeft gesloten met een persoon die geen machtiging van de bestuurder had, of met een bestuurder die buiten zijn eigen bevoegdheden heeft gehandeld, dient deze persoon (of bestuurder) de door u geleden schade te vergoeden. Dit kan erin bestaan dat deze persoon de factuur betaalt, dan wel dat deze persoon de overeenkomst zelf nakomt.
Dit is slechts anders als:
- U wist of behoorde te begrijpen dat een toereikende machtiging ontbrak, of dat de bevoegdheden werden overschreden+ of
- De inhoud van de machtiging volledig aan u is medegedeeld.
In die gevallen heeft u volgens de wetgever de schade aan uzelf te danken omdat u wist of had moeten weten dat de persoon niet bevoegd was.
Wat kunt u doen?
Het is voor u als bedrijf belangrijk om zeker te weten dat u zaken doet met een persoon die namens het andere bedrijf bevoegd is om een overeenkomst te sluiten. Check dan ook altijd het handelsregister van de Kamer van Koophandel en bewaar het uittreksel goed!
Mocht achteraf toch blijken dat de bestuurder niet bevoegd was om de overeenkomst te sluiten, dan kunt u het beste het bedrijf een redelijke termijn stellen om de overeenkomst alsnog te bekrachtigen. Wanneer de partij waarmee de overeenkomst is gesloten hieraan voldoet of wanneer zij de termijn laten verlopen, is er toch een geldige overeenkomst tot stand gekomen tussen het bedrijf en de andere partij.
Omgekeerd kunt u een beroep doen op de onbevoegdheid van uw medewerkers, bijvoorbeeld als een advertentieverkoper beweert dat uw bedrijf gebonden is aan de door hem/haar gesloten overeenkomst.
Wat kunnen wij doen?
Heeft u het handelsregister van de Kamer van Koophandel niet gecheckt (of heeft u de uittreksels niet meer of niet bewaard), en wordt voor uw werkzaamheden niet betaald omdat degene met wie u de overeenkomst heeft gesloten niet bevoegd was, dan heeft u mogelijk toch recht op betaling. Of dit zo is hangt af van de omstandigheden, die wij uiteraard graag voor u beoordelen.