Vrachtbrief

Een vrachtbrief heeft meerdere functies. In de vrachtbrief worden afspraken, die partijen in het kader van de vervoerovereenkomst hebben gemaakt, schriftelijk vastgelegd. Het is daarmee een belangrijk bewijsmiddel in geval van schade.

Een vrachtbrief heeft meerdere functies. In de vrachtbrief worden afspraken, die partijen in het kader van de vervoerovereenkomst hebben gemaakt, schriftelijk vastgelegd.  Het is daarmee een belangrijk bewijsmiddel in geval van schade.

Bij het gebruik van een vrachtbrief speelt er veel meer, zoals het regelen van de toepasselijke algemene voorwaarden en het verkrijgen van een ontvangstbewijs. Een vrachtbrief is ook van belang bij controles door de overheid (bijvoorbeeld: door ILT en FIOD).

Het gebruik van de papieren vrachtbrief zal minder worden als de elektronische vrachtbrief op grotere schaal kan worden gebruikt. Nu is dat voor grensoverschrijdend vervoer niet altijd mogelijk. Niet alle lidstaten hebben het E-protocol goedgekeurd, wat op 27 mei 2008 is toegevoegd aan CMR-verdrag.
In de Benelux-landen kan de elektronische vrachtbrief wel worden gebruikt, omdat op 8 maart 2018 een drie jaar durende proef is gestart.

Wat is een vrachtbrief?

Een vrachtbrief is een schriftelijke vastlegging van de overeenkomst tot vervoer van goederen. De vrachtbrief bevat alle informatie die van belang is om het overeengekomen goederenvervoer goed te kunnen uitvoeren.

Daarnaast levert een vrachtbrief bewijs van onder andere inontvangstneming en aflevering van de goederen (POD). Voor handhavers is het een belangrijk controlemiddel. In vrijwel alle landen is het verplicht om een vrachtbrief in de vrachtauto aanwezig te hebben.

De meest gebruikte vrachtbrieven in het wegvervoer zijn de AVC-vrachtbrief voor binnenlands vervoer en de CMR-vrachtbrief voor internationaal vervoer. Er wordt veelal gebruik gemaakt van een gecombineerde (AVC/CMR) vrachtbrief. Het gebruik van elektronische versies van deze vrachtbrieven neemt snel toe.

Eisen

Ten aanzien van het gebruik van een binnenlandse vrachtbrief stelt artikel 15 van de Regeling Wegvervoer Goederen (RWG) een aantal eisen:
Lid 1 regelt welke gegevens minimaal op een vrachtbrief moeten worden vermeld.
Lid 2 regelt dat minimaal drie originele exemplaren moeten worden opgemaakt. Een voor op de vrachtauto; een voor de afzender als bewijs van de inontvangstneming en een om door de geadresseerde te (laten) ondertekenen bij aflevering.
Lid 3 regelt dat lid 2 niet van toepassing is als de gegevens elektronisch worden uitgewisseld (elektronische vrachtbrief).
Lid 4 regelt voor welk vervoer geen vrachtbrief op de vrachtauto aanwezig hoeft te zijn. Dit laatste geldt ook bij ‘eigen vervoer’ en vervoer in auto’s met een laadvermogen van minder dan 500 kilogram (bijvoorbeeld in een bestelbus). Het niet kunnen tonen van een vrachtbrief, terwijl dat wel verplicht is wordt gezien als economisch delict.

In geval van internationaal vervoer zijn de bepalingen in het CMR-Verdrag (dwingend) van toepassing. Ten aanzien van de gegevens die op de vrachtbrief moeten worden vermeld geldt artikel 6 CMR. Afwijkend van nationaal vervoer is dat ook de plaats en datum van in ontvangstneming; de plaats en datum van aflevering en de voor het vervullen van douane- en andere formaliteiten nodige instructies op de vrachtbrief moeten worden vermeld.

Controle

De vervoerder/chauffeur is verplicht om de te vervoeren goederen bij in ontvangstneming te controleren op uiterlijke staat en op het aantal colli, zoals vermeld op de vrachtbrief. De chauffeur maakt een aantekening (voorbehoud) op de vrachtbrief van (eventueel) geconstateerde schade of manco, en hij ondertekent de vrachtbrief voor ontvangst.

Als geen aantekening op de vrachtbrief wordt gemaakt, dan mag er van uit gegaan worden dat de vervoerder de goederen in goede staat heeft ontvangen. Worden de goederen vervolgens in slechte(re) staat of minder colli bij de ontvanger/geadresseerde afgeleverd, dan is de vervoerder aansprakelijk. De vrachtbrief levert dan het bewijs dat de schade is ontstaan tijdens het transport. De vervoerder staat met 1-0 achter. Hij kan nog proberen om tegenbewijs te leveren, maar dat is heel moeilijk.

In situaties dat de vervoerder zijn hiervoor genoemde controleplicht niet kan uitoefenen, levert de vrachtbrief geen bewijs van de betreffende vermeldingen op de vrachtbrief (artikel 6 AVC 2002).

Bij internationaal vervoer moet de vervoerder de reden voor het niet kunnen controleren op de CMR-vrachtbrief aantekenen of dit direct in een e-mail aan zijn opdrachtgever (= afzender) melden.

Opmaken vrachtbrief

Volgens de AVC 2002 is de afzender verplicht om de vervoerder een volledig en naar waarheid ingevulde vrachtbrief met de lading mee te geven (artikel 5 AVC 2002). In het CMR-verdrag is niet expliciet geregeld wie van de partijen een vrachtbrief moet opmaken. Evenals in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek (BW) wordt het aan de partijen zelf overgelaten wie de vrachtbrief opmaakt. Voor het invullen van een vrachtbrief heeft Stichting Vervoeradres in 2012 de handleiding “De vrachtbrief’’ opgesteld. Deze kan gratis worden gedownload via de website van Stichting Vervoeradres.

AVC-vrachtbrief

Door gebruik te maken van een AVC-vrachtbrief, met daarop een verwijzing naar de toepasselijkheid van de AVC 2002, wordt voldaan aan artikel 5 lid 1 AVC. De vrachtbrief moet dan wel door beide partijen zijn ondertekend. Volgens de AVC 2002 is de maximale aansprakelijkheid van de vervoerder 3,40 euro per kilogram brutogewicht.

De AVC 2002 kunnen ook aanvullend van toepassing worden verklaard op internationaal vervoer. In dat geval gelden zij aanvullend op het dwingendrechtelijke CMR-verdrag. Belangrijke aanvullingen uit de AVC 2002 zijn de bepalingen over het pand- en retentierecht.

Verder zijn in de AVC zaken als laden en lossen, opzegging en opslag nader geregeld. De aanvullende werking van de AVC 2002 op internationaal vervoer kan ook worden bereikt door gebruik te maken van de gecombineerde AVC/CMR-vrachtbrief.

CMR-vrachtbrief
Tussen de partijen bij de vervoerovereenkomst geldt het CMR-verdrag altijd als er sprake is van internationaal beroepsgoederenvervoer over de weg tussen twee staten, waarvan er minimaal één een verdragsstaat is. Nederland is een verdragsstaat, waardoor bij vervoer vanuit of naar Nederland altijd het CMR van toepassing is. Dit is niet afhankelijk van het gebruik van een CMR-vrachtbrief. Gebruik van een vrachtbrief is wel in het belang van alle partijen. Gebruik bij voorkeur een gecombineerde AVC/CMR – vrachtbrief.

Op grond van het CMR-verdrag is de aansprakelijkheid van de vervoerder beperkt tot maximaal 8,33 SDR per kilogram brutogewicht. De koers van de SDR (special Drawing Right) fluctueert (rond 10 euro per kilo).

Er zijn meerdere bedrijven die papieren vrachtbrieven leveren. Zo levert Beurtvaartadres bijvoorbeeld standaard vrachtbrieven waarop staat vermeld dat de AVC 2002 tussen partijen is overeengekomen.

Elektronische vrachtbrief

In opdracht van TLN en Evofenedex is Transfollow ontwikkeld. Een online platform waarmee een vrachtbrief digitaal ingediend, uitgewisseld, gevolgd en ondertekend kan worden. Daarnaast biedt het systeem verladers en opdrachtgevers van transport verdere efficiencymogelijkheden. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om systemen voor track & trace voor vrachten te verbeteren; de bewijslast voor btw-afdrachten en palletadministratie te versterken.