Het zouden woorden uit een voorlichtings- of promotiebrochure kunnen zijn. Dat zijn het echter niet. Het zijn de ervaringen van Ab en Mandy Rombout, het ondernemersechtpaar achter Rombout Transport Holland en Van Helten Transport. Ze delen graag met collega-KTO’ers wat ze tot nu toe hebben ondervonden. Juist ook met degenen die niet precies weten hoe ze het moeten aanpakken en waar ze moeten beginnen. Want ook zij zijn wijzer geworden door het te gaan doen. Stapje voor stapje en weloverwogen.
Hun bedrijf is zo’n acht jaar oud. Het begon met één auto en werk als charter en is inmiddels gegroeid tot een onderneming met elf wagens. De noodzaak tot digitalisering werd voelbaar toen ze vorig jaar een ander bedrijf overnamen. Doorgaan op de oude voet was geen optie omdat er veel met pen en papier werd gewerkt.
Ondernemerschap
De wens om meer digitaal te werken, kwam vooral vanuit Mandy. ‘Zij is daar veel handiger in dan ik’, zegt Ab eerlijk. ‘Als ik iets niet gedaan krijg, vraag ik het haar. Zij kan veel beter met die systemen overweg.’ Hij besefte dat ook hij er wat meer over moest weten en gebruikte vorige zomer voor een nadere kennismaking met de computer. ‘Als je wilt, kom je een heel eind’, zegt hij nu. ‘Ondernemerschap houdt ook in dat je stappen durft te zetten.’ Ook als de computer niet je hobby is, wil hij maar zeggen. Aan het enthousiasme af te meten is hij een snelle leerling. Moeiteloos somt hij op wat de digitalisering hun bedrijf nu al heeft gebracht.
Factureren
Als voorbeeld noemt hij de facturering. ‘Door het proces te optimaliseren, krijgen we sneller betaald. Tussen de uitvoering van een opdracht en de betaling ervan, zat vroeger veel meer tijd. We hadden dus eigenlijk veel geld uitstaan, als een soort kredietverstrekkers aan anderen. Maar we zijn een transportbedrijf en geen bank’, zegt hij lachend. Daarna weer ernstig: ‘De periode is nu veel korter. Bovendien kost factureren veel minder tijd. Het was iedere week altijd een hele hoop werk.’ Die tijd is er nu voor andere dingen. Een ander voorbeeld is het direct inscannen van de papieren vrachtbrieven. De chauffeurs registreren zaken digitaal en geven de informatie direct door. Hij illustreert het beeldend: ‘Vroeger had ik elke anderhalve maand wel drie pakken papier nodig, nu doe ik met een pak wel drie maanden.’
Onnodig duur
Hoe hebben ze de digitalisering aangepakt? ‘Een adviseur van Logistiek Digitaal is met ons komen praten. Ze vroeg wat we precies wilden en heeft ons op basis daarvan geadviseerd. Met dat advies hebben we de ICT-beurs bezocht en zijn alleen gaan kijken bij leveranciers met een product dat past bij ons bedrijf. Voor ons bleken de grote spelers in de markt minder geschikt. Wat zij aanbieden past niet bij wat wij nodig hebben. Dan ben je onnodig duur uit. Juist door de goede advisering konden we gericht op de beurs rondlopen.’ Met alle ingewonnen informatie op zak is daarna een keuze gemaakt. Mandy speelde daarbij een belangrijke rol. ‘Zij is het brein achter de ICT in ons bedrijf’, zegt Rombout zonder enige aarzeling.
‘Nu doe ik wel drie maanden met een pak papier’
Geld en tijd
Bij iedere keuze zijn kosten en opbrengsten steeds tegen elkaar afgewogen. Opbrengsten in geld en in tijd. ‘We hebben bijvoorbeeld een ander boekhoudprogramma ingevoerd. Dat levert ons veel tijd op.’ Je moet goed nadenken welke digitale ondersteuning het beste past bij wat je wilt bereiken, zegt hij nadrukkelijk. Met een heel ander voorbeeld licht hij dat toe. ‘Als je vandaag de dag personeel wilt werven, moet je geen advertentie meer zetten in de krant. Dat is weggegooid geld. Je krijgt mensen binnen via Facebook. Als je dat weet, moet je je daarop richten.’
Samenwerking
Rombouts advies aan collega’s is helder: laat je goed informeren. Gebruik het advies van deskundigen van TLN en Logistiek Digitaal om bij partijen terecht te komen die bij je passen. Maar praat daarnaast ook met collega-ondernemers. ‘Ik heb veel geleerd van anderen. Leg je oor te luisteren bij iemand die al ervaring heeft opgedaan. Ga in gesprek en deel je kennis.’ Dat pleidooi sluit aan bij zijn bredere oproep tot samenwerking. ‘Als je elkaar helpt, heb je er allebei wat aan. Zo ga ik ook om met collega’s, ook al ben je soms elkaars concurrent. Je moet elkaar wat gunnen. Dat is voor iedereen beter.’
Uitdagingen
Op de vraag hoe hij naar de toekomst van zijn bedrijf kijkt, valt voor de eerste keer in het gesprek een korte stilte. Hij denkt even na en zegt: ‘Wij hebben geleerd om goed in te spelen op nieuwe omstandigheden. Die overname was niet van tevoren gepland, maar toen de mogelijkheid zich voordeed, hebben we gehandeld. Je moet uitdagingen durven aangaan, maar altijd heel bewust en afgewogen een besluit nemen’. Uit het gesprek blijkt: dat geldt ook voor de digitalisering. ‘Je moet ervoor openstaan, maar niet overal meteen op inspringen. Weet goed wat je wilt en ga dan aan de slag.’
Dit artikel is reeds gepubliceerd in KTO Magazine 2025.
Direct aan de slag
Wil je weten hoe jouw bedrijf ervoor staat? Of ben je op zoek naar de juiste tools om verder te digitaliseren? Onze Adviseurs Digitalisering analyseren jouw situatie, prioriteren kansen en wijzen op beschikbare subsidies. Neem contact op via info@tln.nl of 088-4567567.
