Met 30 vrachtwagens is Hurkmans Transport gespecialiseerd in het droge-bulkvervoer voor met name de bouw- en betonindustrie. Daarnaast heeft het bedrijf een handelstak en verricht het logistieke diensten. Dagelijks laden en lossen de chauffeurs op tal van locaties in Nederland, Duitsland, België en Noord-Frankrijk. Van Oosterhout: “De meeste laadlocaties voorzien alleen in een weegbon met het geleverde gewicht. Onze chauffeurs moeten ter plekke zelf de vrachtbrief maken.” In de papieren variant gaf dat veel werk. Leesbaarheid en nauwkeurigheid waren ook lang niet altijd optimaal. “Je kunt je voorstellen dat wij op kantoor nog wel eens wat informatie misten.” Veel tijd was vervolgens ook gemoeid met het inscannen van de jaarlijks zo’n 10.000 papieren vrachtbrieven en het administratief verwerken ervan, inclusief het op wens van sommige klanten nasturen van een digitale kopie.
eCMR als oplossing
Bij Hurkmans Transport zag men in dat het anders moest. Van Oosterhout: “Digitalisering is de toekomst. Als bedrijf investeren wij daar nadrukkelijk in.” De oplossing voor de vrachtbrief bleek de juridisch waterdichte eCMR van TransFollow, waarvoor Beurtvaartadres in de Benelux de distributeur en implementatiepartner is. Deze digitale vrachtbrief is rechtstreeks gekoppeld aan het TMS van Hurkmans Transport en geheel geïntegreerd in de mobiele boordcomputers die de vervoerder betrekt van Rietveld. Op de laadlocatie opent zich nu voor de chauffeur een al vrijwel volledig, vanuit het TMS ingevulde digitale vrachtbrief. “Het enige wat de chauffeur hoeft te doen is het geladen gewicht invullen, met de boordcomputer een foto van de verstrekte weegbon maken en de vrachtbrief laten aftekenen. Hetzij door de leverancier en, als dat niet lukt, zelf. Op de loslocatie werkt dit in principe hetzelfde. Na te hebben gelost, is het (laten) aftekenen van de digitale vrachtbrief het enige wat de chauffeur hoeft te doen.”
Ruimte voor andere werkzaamheden
Alle digitale vrachtbrieven zijn meteen na het op locatie aftekenen real-time zichtbaar in het TMS van Hurkmans Transport. Er komt op kantoor geen scanner meer aan te pas. Dat creëert ruimte voor andere werkzaamheden, zo benoemt Van Oosterhout. “Wij kunnen bovendien direct factureren en zijn af van het papier dat anders rechtstreeks het blauwe archief in ging,” daarbij wijzend op een grote papiercontainer.
Belangrijke rol voor chauffeurs
Essentieel voor de invoering van de digitale vrachtbrief was het meekrijgen van de chauffeurs in de nieuwe manier van werken. “Vier chauffeurs bleken bereid als testpersoon te fungeren. Met hun feedback hebben wij de werking steeds verder verbeterd. Ik heb ook voor iedereen in Jip & Janneke taal een handleiding geschreven,” aldus Van Oosterhout. “Wie dat nodig had, kon nadere uitleg krijgen. Op mijn bureau stond een mobiele boordcomputer om te laten zien hoe het werkt.” Zo’n driekwart van alle vrachtbrieven van Hurkmans Transport gaat inmiddels digitaal. Oudere chauffeurs die vlak voor hun pensioen staan, laat het bedrijf zelf de keuze of men met de digitale of de papieren variant op pad gaat. “Maar nieuwe, vaak jonge chauffeurs vinden de digitale aanpak direct prima.”
Leveranciers en ontvangers eveneens positief
Ook bij de laad- en losadressen ondervindt Hurkmans Transport niet of nauwelijks weerstand tegen de nieuwe manier van werken. Een belangrijk voordeel voor hen is dat men direct na het vertrek van de chauffeur automatisch een e-mail krijgt met de vrachtbrief, inclusief de weegbon. “Ook de leverancier bijvoorbeeld kan dan meteen factureren.” Over de grens in Duitsland, België en Noord-Frankrijk is het gebruik van de digitale vrachtbrief eveneens geaccepteerd. “Alleen in Duitsland is het soms nog wat onwennig.”
Communicatie essentieel
Van Oosterhout kijkt tevreden naar wat is gerealiseerd. “Het invoeringstraject heeft wel veel tijd gekost. Het is belangrijk dat je bereid bent om daar in te investeren en met alle partijen goed communiceert.” Hurkmans Transport, Beurtvaartadres en Rietveld hebben gedurende het traject veelvuldig en nauw met elkaar samengewerkt. Sinds begin 2024 is de digitale vrachtbrief nu daardoor bij het transportbedrijf live en is de eCMR in samenwerking met Beurtvaartadres en Rietveld volledig geïntegreerd in de boordcomputer. “Dankzij deze integratie zijn wij nu de eerste klant van Rietveld met een volledige eCMR integratie op de boordcomputer. Dat wij nu zover zijn, past naadloos in ons streven om als Hurkmans Transport voorop te lopen in de sector.”
Tekst: Beurtvaartadres
Foto: (v.l.n.r.) Johan Thijen (Beurtvaartadres), Maarten van Oosterhout (Hurkmans) en Jos Tas (Rietveld)
