Directe Vertegenwoordiging Invoer

Volgens het Douanewetboek van de Unie (DWU) kan een ieder zich laten vertegenwoordigen door een douanevertegenwoordiger (artikel 18 DWU). Twee vormen van vertegenwoordiging worden in artikel 18 lid 1 DWU geregeld, namelijk de indirecte vertegenwoordiging en de directe vertegenwoordiging. Bij de directe vertegenwoordiging verricht de douaneagent als vertegenwoordiger, de in de douanewetgeving voorgeschreven formaliteiten en handelingen ‘in naam en voor rekening van de vertegenwoordigde’.

Douanewetboek van de Unie (DWU)
Directe vertegenwoordiging in Nederland
Indirecte vertegenwoordiging
Keuzevrijheid of verplichting
Voor wie mag worden opgetreden als direct vertegenwoordiger
Betalingsmogelijkheden
Administratieverplichting
De aangifte in het AGS-invoer systeem
Machtiging
Overeenkomst/machtiging om op te treden als Direct Vertegenwoordiger
Toelichting op de overeenkomst/machtiging
Leaflet ‘Het verrichten van douaneformaliteiten als direct vertegenwoordiger’
Producten Fenex
Meer informatie

Douanewetboek van de Unie (DWU)

Voor dit onderwerp wordt hieronder een aantal bepalingen weergegeven afkomstig uit het Douanewetboek van de Unie (DWU) en de Algemene Douanewet (ADW).

Artikel 5, lid 15 DWU “aangever” : de persoon die in eigen naam een douaneaangifte, een aangifte tot tijdelijke opslag, een summiere aangifte bij binnenbrengen, een summiere aangifte bij uitgaan, een aangifte tot wederuitvoer of een kennisgeving van wederuitvoer indient, dan wel de persoon namens wie deze aangifte of deze kennisgeving wordt ingediend.

Artikel 18 DWU
Lid 1. Eenieder kan zich laten vertegenwoordigen door een douanevertegenwoordiger. De vertegenwoordiging kan direct zijn, in welk geval de douanevertegenwoordiger in naam en voor rekening van een andere persoon handelt, dan wel indirect, in welk geval de douanevertegenwoordiger in eigen naam doch voor rekening van een andere persoon handelt.

Lid 2. Een douanevertegenwoordiger is gevestigd in het douanegebied van de Unie. Tenzij anders is bepaald, is de douanevertegenwoordiger ontheven van die verplichting indien hij handelt voor rekening van personen die niet verplicht zijn om in het douanegebied van de Unie gevestigd te zijn.

Lid 3. De lidstaten kunnen, in overeenstemming met het Unierecht, de voorwaarden bepalen waaronder een douanevertegenwoordiger diensten mag verstrekken in zijn lidstaat van vestiging. Onverminderd de toepassing van minder strikte criteria door de betrokken lidstaat is een douanevertegenwoordiger die voldoet aan de in artikel 39, punten a) tot en met d), genoemde criteria evenwel bevoegd om deze diensten te verstrekken in een andere lidstaat dan die waar hij is gevestigd.

Lid 4. De lidstaten mogen de voorwaarden die zij overeenkomstig lid 3, eerste zin, hebben bepaald, toepassen op niet in het douanegebied van de Unie gevestigde douanevertegenwoordigers.

Artikel 170 DWU
Lid 1. Onverminderd artikel 167, lid 1, kan een douaneaangifte worden ingediend door eenieder die in staat is alle informatie te verstrekken die vereist is voor de toepassing van de bepalingen die gelden voor de douaneregeling waarvoor de goederen worden aangegeven. Die persoon moet ook in staat zijn de goederen bij de douane aan te brengen of te doen aanbrengen. Indien de aanvaarding van een douaneaangifte evenwel bijzondere verplichtingen voor een bepaalde persoon meebrengt, wordt die aangifte door deze persoon zelf of door zijn vertegenwoordiger ingediend.

Lid 2. De aangever is in het douanegebied van de Unie gevestigd.

Lid 3. In afwijking van lid 2, zijn de volgende aangevers evenwel niet verplicht om in het douanegebied van de Unie gevestigd te zijn:

a) personen die een douaneaangifte voor douanevervoer of tijdelijke invoer indienen;

b) personen die incidenteel een douaneaangifte indienen, mede voor bijzondere bestemming of actieve veredeling, voor zover de douaneautoriteiten zulks gerechtvaardigd achten;

c) personen die gevestigd zijn in een land waarvan het grondgebied grenst aan het douanegebied van de Unie, en die de goederen waarop de douaneaangifte betrekking heeft, aanbrengen bij een douanekantoor in de Unie dat grenst aan dat land, op voorwaarde dat het land waarin de personen zijn gevestigd deze voordelen ook verlenen aan personen die in het douanegebied van de Unie zijn gevestigd.

Lid 4. De douaneaangiften worden gewaarmerkt.

Artikel 1:10 ADW Een douanevertegenwoordiger die een persoon vertegenwoordigt bij het doen van een douaneaangifte, een aangifte tot tijdelijke opslag, een summiere aangifte bij binnenbrengen, een summiere aangifte bij uitgaan, een aangifte tot wederuitvoer of een kennisgeving van wederuitvoer moet voldoen aan de criteria van artikel 39, onderdelen a tot en met d, van het Douanewetboek van de Unie. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld ter uitwerking van het eerste lid.

Directe vertegenwoordiging in Nederland

In tegenstelling tot sommige andere lidstaten is het in Nederland voor douanevertegenwoordigers sinds 2005 mogelijk om als direct vertegenwoordiger op te treden. Voor 2005 werden de aangiften door douanevertegenwoordigers daarom niet onder directe vertegenwoordiging gedaan. Ondanks de daaraan verbonden risico’s – namelijk de publiekrechtelijke aansprakelijkheid jegens de Douane – traden douane-expediteurs, om in de dienstverlening richting hun klanten te kunnen voorzien, op in eigen naam en voor eigen rekening. Het gevaar voor de douanevertegenwoordiger bleef echter aanwezig dat bij een faillissement van zijn opdrachtgever of indien hij slachtoffer was geworden van fraude, hij de schade niet kon verhalen. De eventuele financiële gevolgen staan niet in verhouding met de dienstverlening die hij verricht. Ook heeft hij geen financieel belang bij de goederen. Vanuit dit oogpunt is het voor douane-expediteurs wenselijk dat zij kunnen optreden als direct vertegenwoordiger.

Bij de directe vertegenwoordiging wordt de vertegenwoordigde als aangever aangemerkt en daarmee de persoon die alle verplichtingen moet nakomen die uit de aangifte voortvloeien. Dit betekent dat de douane-expediteur, die optreedt als direct vertegenwoordiger, geen douaneschuldenaar meer is en dus bijvoorbeeld niet gehouden is tot betaling van eventuele navorderingen. Als indiener van de aangifte kan hij wel strafrechtelijk worden aangesproken door de douane. Hij is uitsluitend verantwoordelijk voor zijn eigen handelen. Zie hiervoor ook de informatie over het boetebeleid van de Douane onder het tabblad Douane Algemeen.

Sinds de inwerkingtreding van het Douanewetboek van de Unie op 1 mei 2016, mogen de lidstaten voorwaarden stellen waaronder een douanevertegenwoordiger diensten mag verstrekken in zijn lidstaat van vestiging. In Nederland is hieraan opvolging gegeven door op basis van artikel 1:10 Algemene Douanewet de eis te stellen dat een douanevertegenwoordiger moet voldoen aan de criteria van artikel 39, onderdelen a tot en met d, van het Douanewetboek van de Unie.

Indirecte vertegenwoordiging

Zoals hierboven beschreven is in artikel 18 lid 1 van het Douanewetboek van de Unie (DWU) naast de directe vertegenwoordiging ook de indirecte vertegenwoordiging geregeld. Bij de indirecte vertegenwoordiging handelt de douanevertegenwoordiger in eigen naam, doch voor rekening van een ander. Op basis van artikel 1:10 Algemene Douanewet moet een douanevertegenwoordiger, voldoen aan de criteria van artikel 39, onderdelen a tot en met d, van het Douanewetboek van de Unie. De douanevertegenwoordiger wordt net als diens opdrachtgever als douaneschuldenaar aangemerkt. Hierdoor kan de douane een eventuele navordering ook bij de opdrachtgever neerleggen.

Keuzevrijheid of verplichting

De mogelijkheid van de directe vertegenwoordiging bestaat voor de aangifte ‘brengen in het vrije verkeer’ (zonder bijzondere verplichtingen). Hierbij blijft het voor een douane-expediteur mogelijk om op te treden in eigen naam en voor eigen rekening. Op grond van de Uniewetgeving mogen de hierna vermelde aangiften die bijzondere verplichtingen met zich brengen voor een bepaald persoon alleen door deze persoon of voor diens rekening worden gedaan:

Brengen in het vrije verkeer met bijzondere bestemming of met een aanvraag voor een douanevrijstelling (vergunningplicht) of na passieve veredeling;
Aangifte tot plaatsing onder een van de bijzondere regelingen;
Aangifte ten uitvoer;
Aangifte tot wederuitvoer;
Aangifte ten uitvoer naar de zogenaamde niet-fiscale gebieden.

Voor wie mag worden opgetreden als direct vertegenwoordiger

In artikel 170 lid 1 DWU is bepaald dat de douaneaangifte kan worden gedaan door elke persoon die in staat is de goederen bij de douane aan te brengen of te doen aanbrengen en die alle bescheiden kan overleggen die noodzakelijk zijn voor de toepassing van de bepalingen die gelden voor de douaneregeling waarvoor deze goederen zijn aangegeven. Indien wordt opgetreden als direct vertegenwoordiger wordt de opdrachtgever als aangever aangemerkt. Artikel 170 lid 2 DWU stelt wel de voorwaarde dat de aangever in het douanegebied van de Unie gevestigd dient te zijn. Er kan dus niet als direct vertegenwoordiger worden opgetreden voor bijvoorbeeld een opdrachtgever uit de Verenigde Staten.

Betalingsmogelijkheden

Gebruik maandkrediet van de Direct Vertegenwoordiger
De Direct Vertegenwoordiger kan zijn eigen maandkrediet gebruiken. In deze situatie is de direct vertegenwoordiger jegens de douane gehouden tot betaling van de verschuldigde rechten, heffingen en belastingen tot en met de ‘definitieve mededeling afhandeling’ (DMA). Vanaf het moment dat de DMA is ontvangen is de Direct Vertegenwoordiger niet meer aansprakelijk jegens de douane. Na de DMA is dus ook de borg van de douanevertegenwoordiger ontslagen van zijn verplichtingen. Dit betekent voor de borgmaatschappijen dat zij minder risico’s lopen.

Gebruik maandkrediet van de vertegenwoordigde
Een andere mogelijkheid is de betaling door de vertegenwoordigde. Naast een contante betaling (die overigens ook door de douanevertegenwoordiger kan geschieden) kan de vertegenwoordigde zijn eigen maandkrediet gebruiken. De vertegenwoordigde dient hiervoor wel over een akte van borgtocht te beschikken en deze te deponeren bij de douane. De wijze van betaling van de douaneschuld is een keuze van partijen. Betaalt de vertegenwoordigde zelf dan is hij voor het gehele traject (dus ook vóór de DMA) fiscaal verantwoordelijk.

Administratieverplichting

De aangever is gehouden een administratie te voeren op aangifteniveau. In de situatie waarin gebruik wordt gemaakt van de directe vertegenwoordiging is de aangever de vertegenwoordigde. In de visie van de Douane heeft de indiener van de aangifte onder directe vertegenwoordiging (de douanevertegenwoordiger) een beperkte administratieplicht. Bij een controle na invoer zal de Douane de administratieve controle verrichten bij de aangever. Een eventuele aanvullende controle zal plaatsvinden bij de vertegenwoordiger.

De administratie van de Direct Vertegenwoordiger
Een douanevertegenwoordiger heeft op grond van de wettelijke bepalingen in het DWU en ADW een algemene administratieplicht. Hij is immers betrokken bij de transactie. Een douanevertegenwoordiger die optreedt als vertegenwoordiger in de aangifteprocessen heeft bovendien een aanvullende administratieplicht. Deze vloeit voort uit de bevoegdheid van de douaneautoriteiten om van een douanevertegenwoordiger het bewijs te eisen dat hij vertegenwoordigingsbevoegdheid bezit. Bron: Handboek Douane.

Op grond hiervan dient de douanevertegenwoordiger te bewaren:

De machtigingen,
De opdrachten tot het indienen van aangiften,
De afschriften van de aangiften die hij op grond van die machtigingen en opdrachten heeft ingediend en van de stukken die betrekking hebben op andere handelingen die hij op grond van de machtiging en/of opdrachten heeft verricht

De bewaartermijn is ingevolge artikel 1:32 Algemene Douanewet, 7 jaar na de datum waarop het douanetoezicht is beëindigd.

De administratie van de vertegenwoordigde
Behoudens de administratieplicht van de Direct Vertegenwoordiger is de vertegenwoordigde als aangever, voor dezelfde periode als de direct vertegenwoordiger, wettelijk verplicht alle gegevens met betrekking tot de aangifte, de bescheiden en de overige gegevens met betrekking tot de transactie te bewaren in zijn administratie, voor zover die behoren bij de aangifte. Behalve het bewaren van afschriften van de documenten en bescheiden waarover de direct vertegenwoordiger dient te beschikken, kan gedacht worden aan originele facturen, commerciële contracten, vrachtnota’s, etc. Het voeren en organiseren van deze administratie kan de douanevertegenwoordiger, ten behoeve van zijn opdrachtgever, als aanvullende dienst verrichten. Hierbij geldt dat de administratie voor de douane toegankelijk dient te zijn.

De aangifte in het AGS-invoer systeem

Indien wordt opgetreden als direct vertegenwoordiger dient in vak 14 van de elektronische aangifte (aangever/vertegenwoordiger) code 2 te worden vermeld. Daar de daadwerkelijk aangever (de opdrachtgever) ook in de aangifte dient te worden vermeld, heeft de Douane ervoor gekozen om deze in vak 9 (financieel verantwoordelijke) te laten vermelden. Let erop dat van degene die wordt vermeld in vak 9 een machtiging voorhanden is. Vak 8 (Geadresseerde) heeft uitsluitend betrekking op de invoer van de goederen als bedoeld in artikel 18 van de Wet op de Omzetbelasting. Dit vak heeft dus geen enkele relatie met de directe vertegenwoordiging. In dit vak dient degene die de omzetbelasting afdraagt of degene waarnaar de heffing van de omzetbelasting wordt verlegd (bijvoorbeeld een fiscaal vertegenwoordiger) ingevuld te worden. Indien de machtiging door een derde wordt gebruikt dient in vak 9 degene te worden ingevuld die de machtiging heeft verstrekt en niet de naam van de logistiek dienstverlener.

Machtiging

Om als direct vertegenwoordiger te kunnen optreden dient een douanevertegenwoordiger te beschikken over een rechtsgeldige machtiging van de aangever/vertegenwoordigde, waarin wordt aangegeven dat de douanevertegenwoordiger bevoegd is hem te vertegenwoordigen. Met betrekking tot de machtiging heeft het ministerie van Financiën bepaald dat vastgesteld moet kunnen worden; wie de opdrachtgever is, of deze echt bestaat, waar deze is gevestigd, door wie de machtiging namens de opdrachtgever is ondertekend en of deze persoon wel bevoegd is om deze machtiging af te geven. In dit kader zal de douanevertegenwoordiger vragen om een document waaruit dit kan worden afgeleid (bijvoorbeeld een actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister of een verklaring van de onderneming waaruit de bevoegdheid van de persoon die de volmacht verleent blijkt). Eveneens dient de identiteit van de persoon die de onderneming vertegenwoordigt te worden vastgesteld, bijvoorbeeld aan de hand van een paspoort/identiteitsbewijs. Indien de opdrachtgever een particulier betreft zal deze een kopie van zijn paspoort/identiteitskaart dienen te overleggen met inachtneming van de AVG vereisten.

Overeenkomst/machtiging om op te treden als Direct Vertegenwoordiger

Om op te kunnen treden als Direct Vertegenwoordiger dient door de douanevertegenwoordiger over een machtiging te worden beschikt van diegene die wordt vertegenwoordigd. Fenex en evofenedex (verladersorganisatie) hebben gezamenlijk ten behoeve van de leden in overleg met de Douane, een modelovereenkomst/machtiging opgesteld. Dit model is naast een machtiging tegelijk een overeenkomst waarin de rechten en verplichtingen van beide partijen zijn opgenomen. Bij deze overeenkomst/machtiging behoort een checklist (bijlage B) die op verzoek van evofenedex is samengesteld. Hierin wordt aangegeven over welke informatie en documenten de Direct Vertegenwoordiger over het algemeen dient te beschikken om een aangifte te kunnen verrichten. De overeenkomst/machtiging is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Logogebruik
Voornoemde overeenkomst/machtiging met de daarbij behorende bijlage B heeft de functie van een model. Bepalingen kunnen, indien dit wenselijk wordt geacht, naar keuze worden aangepast of toegevoegd. Van evofenedex is toestemming gekregen om het logo van evofenedex te gebruiken. Deze toestemming is echter beperkt tot de modelovereenkomst/machtiging zoals gezamenlijk ontwikkeld. Bij eventuele aanpassingen dient het logo van evofenedex te worden verwijderd.

Toepasselijkheid Nederlandse Expeditievoorwaarden
Volgens het model zijn de Nederlandse Expeditievoorwaarden van toepassing. Met het oog op de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is het van groot belang dat de Nederlandse Expeditievoorwaarden als bijlage bij de overeenkomst/machtiging worden gevoegd. Verder is het raadzaam dat in offertes en opdrachtbevestigingen wordt vermeld dat wordt opgetreden als direct vertegenwoordiger. Meer informatie en advies over het hanteren van de Nederlandse Expeditievoorwaarden is opgenomen elders op deze website.

Toelichting op de overeenkomst/machtiging

Voor de overeenkomst/machtiging is er voor de leden tevens een toelichting opgesteld. Hier wordt onder meer ingegaan op de functie en de omvang van de machtiging. Verder worden er enkele bepalingen nader toegelicht.

Leaflet ‘Het verrichten van douaneformaliteiten als direct vertegenwoordiger’

Fenex heeft voor haar leden een leaflet ontwikkeld, waarin globaal wordt ingegaan op de directe vertegenwoordiging, de mogelijkheden en de verplichtingen. Door middel van dit leaflet kunnen expediteurs hun opdrachtgevers informeren over deze wijze van vertegenwoordiging. Dit leaflet is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Producten Fenex

Meer informatie:

Mist u informatie of heeft u een suggestie? Geef dit door aan secretariaat@fenex.nl.

Fenex-expert

secretariaat@fenex.nl

Deze content is exclusief voor Fenex-leden