In Nederland is het mogelijk voor een buitenlandse ondernemer zich te laten vertegenwoordigen door een fiscaal vertegenwoordiger. Deze treedt op namens de buitenlandse ondernemer voor de aangifte en de betaling van de Nederlandse omzetbelasting en overige administratieve verplichtingen, waaronder de zogenaamde listing en de opgave voor het Centraal Bureau voor de Statistiek.

In Nederland bestaat de mogelijkheid de betaling van de omzetbelasting die bij invoer moet worden voldaan, te verleggen naar de periodieke binnenlandse aangifte van de Nederlandse importeur, die daarvoor een vergunning heeft gekregen. Door het aanwijzen van een fiscaal vertegenwoordiger kan een buitenlandse ondernemer ook gebruik maken van deze in Nederland bestaande mogelijkheid.

De werkwijze is als volgt; de fiscaal vertegenwoordiger verricht voor de buitenlandse ondernemer de periodieke binnenlandse aangifte voor de omzetbelasting, waarin de verschuldigde omzetbelasting bij invoer wordt aangegeven. In dezelfde aangifte wordt echter tegelijkertijd deze verschuldigde omzetbelasting weer in aftrek gebracht. Op deze wijze wordt per saldo niets betaald. Bij de normale aangifte ten invoer (zonder fiscaal vertegenwoordiging) dient wel de omzetbelasting bij invoer direct te worden betaald. Pas later kan deze van de Belastingdienst worden teruggevraagd. De mogelijkheid deze regeling toe te passen, betekent voor de buitenlandse ondernemer een belangrijk liquiditeits- en financieringsvoordeel.

Let op: de fiscaal vertegenwoordiger treedt niet alleen op voor de btw bij invoer, maar ook voor de btw aangifte op de eerste op invoer volgende levering. Doordat de buitenlandse ondernemer goederen in het vrije verkeer heeft gebracht in Nederland, wordt hij ook verplicht deze leveringen in de Nederlandse btw aangifte op te nemen. De meest voorkomende leveringen zijn:

Intracommunautaire levering – 0% btw
Intracommunautaire levering – overbrenging eigen goederen – 0% btw
Intracommunautaire ABC levering – 0% btw
Nederlandse levering met verlegging van btw naar de Nederlandse afnemer
Uitvoer naar buiten de EU – 0% btw

De genoemde btw-percentages kunnen alleen worden toegepast als aan de voorwaarden voldaan wordt. Als dit niet het geval is dan wordt teruggevallen op het algemene of het lage btw-tarief. Momenteel 21% en 9%.

Verwervingen

Bij de vergunning algemeen fiscaal vertegenwoordiging zijn ook verwervingen door de buitenlandse ondernemer mogelijk; te weten de intracommunautaire verwervingen en een verwerving van goederen binnen Nederland. Een vergunning tot fiscaal vertegenwoordiger wordt door de Nederlandse Belastingdienst slechts verstrekt onder bepaalde voorwaarden. De administratie van de fiscaal vertegenwoordiger dient voldoende deugdelijk te zijn om een adequate controle op de handelingen van de buitenlandse ondernemer mogelijk te maken. De fiscaal vertegenwoordiger is daarnaast aansprakelijk voor de verschuldigde belasting en de daarmee samenhangende heffings- en invorderingsrente en administratieve boetes. Ook moet door de fiscaal vertegenwoordiger zekerheid worden gesteld.

Vormen van fiscale vertegenwoordiging

Er bestaan er drie vormen van fiscale vertegenwoordiging:

De fiscaal vertegenwoordiger met een algemene vergunning;
De fiscaal vertegenwoordiger met een beperkte vergunning;
Derde aangever.

Fiscaal vertegenwoordiger met een algemene vergunning

De fiscaal vertegenwoordiger met een algemene vergunning (hierna te noemen algemeen fiscaal vertegenwoordiger) kan namens de buitenlandse ondernemer optreden voor de invoer en alle leveringen en diensten waarvoor de buitenlandse ondernemer omzetbelasting is verschuldigd.

Een buitenlandse ondernemer kan slechts van de diensten van één algemeen fiscaal vertegenwoordiger gebruik maken. Bij deze vorm van fiscale vertegenwoordiging dient de buitenlandse ondernemer ook zelf in Nederland geregistreerd te zijn.

Een algemeen fiscaal vertegenwoordiger beschikt per buitenlandse ondernemer over een vergunning voor het verleggen van de omzetbelasting bij invoer. De buitenlandse ondernemer is verplicht een algemeen fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen als hij afstandsverkopen verricht naar Nederland die in Nederland belast zijn. Afstandsverkopen zijn verkopen waarbij goederen door of voor rekening van de leverancier worden vervoerd naar een afnemer in een ander land van de EU, die niet beschikt over een btw-identificatienummer. Ook moet bij intracommunautaire verwervingen gebruik gemaakt worden van de vergunning algemeen fiscaal vertegenwoordiging. Bij het verzoek om op te mogen treden als algemeen fiscaal vertegenwoordiger dient een machtiging te worden overgelegd van de buitenlandse ondernemer.

Fiscaal vertegenwoordiger met een beperkte vergunning

De fiscaal vertegenwoordiger met een beperkte vergunning (hierna te noemen beperkt fiscaal vertegenwoordiger) kan namens de buitenlandse ondernemer optreden voor zowel de invoer van de goederen als de daarop volgende levering van die goederen, dat wil zeggen de doorlevering van de goederen aan een afnemer in de Europese Unie (EU), in Nederland of buiten de EU.

Een buitenlandse ondernemer kan van de diensten van meer dan één beperkt fiscaal vertegenwoordiger gebruik maken. Door het aanstellen van een beperkt fiscaal vertegenwoordiger is een individuele registratie van de buitenlandse ondernemer in Nederland niet nodig.

Aan de beperkt fiscaal vertegenwoordiger wordt één afzonderlijk btw-identificatienummer toegekend. Onder vermelding van dit nummer worden de aangiften gedaan en alle andere verplichtingen vervuld. In verband met de verlegging van de omzetbelasting bij invoer vermeldt de beperkt fiscaal vertegenwoordiger op de aangifte ten invoer het btw-identificatienummer dat aan hem is toegekend in zijn hoedanigheid van beperkt fiscaal vertegenwoordiger. De heffing wordt dan verlegd naar de periodieke aangifte omzetbelasting van de beperkt fiscaal vertegenwoordiger.

De fiscaal vertegenwoordiger met een beperkte vergunning dient een verklaring te kunnen overleggen waaruit blijkt dat hij door de buitenlandse ondernemer is gemachtigd om namens hem op te treden als fiscaal vertegenwoordiger.

Derde aangever

Een buitenlandse ondernemer kan er ook voor kiezen zelf een Nederlands btw-nummer aan te vragen. Anders dan bij fiscale vertegenwoordiging is hij dan zelf volledig aansprakelijk voor het doen van de aangiften bij de Belastingdienst. De expediteur wordt soms ingeschakeld om de btw-administratie voor de buitenlandse ondernemer bij te houden en btw-aangiftes in te dienen. Hij treedt dan op als derde aangever. In deze constructie is er geen mogelijkheid om de btw te verleggen bij invoer, volgens artikel 23. Het grote financiële voordeel van fiscaal vertegenwoordiging is dus weg. De vereisten aan btw-administratie zijn verder gelijk.

Modelcontract fiscaal vertegenwoordiger met een beperkte vergunning

Exclusief voor leden heeft Fenex een modelcontract ontwikkeld voor het optreden als fiscaal vertegenwoordiger met beperkte vergunning. Het modelcontract kan voor de leden die optreden als beperkt fiscaal vertegenwoordiger behulpzaam zijn richting hun opdrachtgever. Het contract heeft de functie van een modelcontract en dient alleen als voorbeeld. Bepalingen kunnen naar keuze worden aangepast of aan het contract worden toegevoegd, indien dit wenselijk wordt geacht. Voorts dient de gebruiker van dit contract hieraan nog een nadere invulling te geven. Bij het modelcontract kan ook gebruik worden gemaakt van de door Fenex in het verleden ontwikkelde volmacht inzake het verrichten van douaneformaliteiten en daarmee samenhangende werkzaamheden. In deze volmacht wordt ook rekening gehouden met het optreden als fiscaal vertegenwoordiger met een beperkte vergunning.

Toepasselijkheid Nederlandse Expeditievoorwaarden

Volgens het model zijn de Nederlandse Expeditievoorwaarden van toepassing. Met het oog op de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is het van groot belang dat de Nederlandse Expeditievoorwaarden als bijlage bij de overeenkomst worden gevoegd.

Toelichting op de overeenkomst

In artikel 9 van het modelcontract wordt de verjaring van vorderingen geregeld. In het contract wordt voor wat betreft vorderingen van de fiscaal vertegenwoordiger op zijn opdrachtgever ter zake van in verband met de overeenkomst door enige overheid in te vorderen / na te heffen bedragen alsmede opgelegde boetes aangesloten bij de verjaringstermijn van vorderingen zoals geregeld in het Burgerlijk Wetboek (= vijf jaren).

De aandacht wordt er op gevestigd dat de verjaringstermijn in het contract betreffende voormelde vorderingen van de fiscaal vertegenwoordiger op zijn opdrachtgever afwijkt van hetgeen wordt geregeld in de Nederlandse Expeditievoorwaarden. In artikel 20 van de Nederlandse Expeditievoorwaarden wordt namelijk voor zowel de opdrachtgever als de expediteur een verjaringstermijn van negen maanden geregeld. Volgens het modelcontract geldt voor vorderingen van de opdrachtgever op de fiscaal vertegenwoordiger echter wel de termijn van negen maanden conform de Nederlandse Expeditievoorwaarden. Ook zijn andere (niet betrekking hebbend op naheffingen, boetes en interest) vorderingen van de fiscaal vertegenwoordiger op zijn opdrachtgever onderhevig aan de verjaringstermijn van negen maanden in de Nederlandse Expeditievoorwaarden.

Overige aandachtspunten

In artikel 3.1 van het contract wordt bepaald dat de fiscaal vertegenwoordiger zich het recht voorbehoudt om met toepassing van de geldende tarieven inzake de omzetbelasting aangifte te doen dan wel te wijzigen. Hiertoe kan de fiscaal vertegenwoordiger overgaan indien hij niet de beschikking krijgt over voldoende bescheiden die nodig zijn om de toepassing van het nultarief te rechtvaardigen. In aanvulling hierop wordt in artikel 4.4 geregeld dat de opdrachtgever die inspanningen moet leveren die nodig zijn in verband met de toepassing van artikel 3.1. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat de opdrachtgever een andere/gewijzigde factuur verstrekt.

Naar aanleiding van artikel 3.2 van het contract wordt opgemerkt dat de Fiscaal vertegenwoordiger bij het opschorten van activiteiten in het oog dient te houden dat hij wel blijft voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen. Hij dient er voor te waken dat hem geen boetes kunnen worden opgelegd. Alhoewel in het contract wordt geregeld dat de opdrachtgever opgelegde boetes moet vergoeden, is op voorhand niet zeker dat dit kan worden geëffectueerd.

Stellen bankgarantie

De risico’s verbonden aan het optreden als beperkt Fiscaal vertegenwoordiger kunnen aanzienlijk zijn. Immers de Fiscaal vertegenwoordiger dient zekerheid te stellen bij de Belastingdienst, en is (mede)aansprakelijk voor de verschuldigde belasting en daarmee samenhangende heffings- en invorderingsrente en boetes. Met het oog hierop is het stellen van voldoende zekerheid door de opdrachtgever aan de fiscaal vertegenwoordiger van groot belang. Hiertoe kan van de opdrachtgever worden verlangd dat een bankgarantie wordt gesteld. Onder een bankgarantie wordt begrepen de overeenkomst waarbij de bank zich voor de begunstigde (de beperkt fiscaal vertegenwoordiger) tot een bepaald bedrag garant stelt voor de nakoming van verplichtingen door de opdrachtgever van de bankgarantie (de opdrachtgever bij de fiscale vertegenwoordiging).

Verifiëren btw-identificatienummers en factuurvereisten

De opdrachtgever is verplicht de juiste btw-identificatienummers van de afnemers te verstrekken. Alhoewel op basis van artikel 2.3 van het contract de fiscaal vertegenwoordiger alleen op schriftelijk verzoek van de opdrachtgever overgaat tot het verifiëren van de btw-identificatienummers, is het van groot belang dat de fiscaal vertegenwoordiger regelmatig de opgegeven btw-identificatienummers verifieert. De fiscaal vertegenwoordiger is immers naar de Belastingdienst toe aansprakelijk voor de gedane aangiften.

Ondernemers kunnen btw-identificatienummer checken op de VIES-website.

Factuurvereisten

Op alle leveringen die de buitenlandse ondernemer vanuit Nederland verricht zijn de wettelijk factuurvereisten van toepassing. De factuurvereisten staan in artikel 35a van en Wet Omzetbelasting. Naast de standaard factuurvereisten zijn belangrijke aandachtspunten de vermelding waarom de verkoopfactuur onder een nultarief of verlegging van btw valt en de naam en het btw-nummer van de fiscaal vertegenwoordiger in Nederland. Het btw-nummer van de afnemer moet ook altijd op de factuur worden vermeld.

Fenex-expert

secretariaat@fenex.nl

Deze content is exclusief voor Fenex-leden