Toenemend aantal taken zet douane onder druk

Als ze een beter beeld had gehad van deze ‘geweldige organisatie’ dan was ze graag veel eerder bij de Douane gaan werken. Vier jaar geleden werd Nanette van Schelven algemeen directeur en sinds twee jaar, na de ontvlechting van de Belastingdienst, is ze de hoogste baas van de grensbewaking. Een interview met de Directeur Generaal van de Nederlandse Douane over het steeds grotere palet aan werkzaamheden, over automatisering, voldoende personeel en samenwerking met het bedrijfsleven. Ze is vooral trots op haar organisatie maar ziet feilloos waar het beter kan en moet.

Het was niet de baan waar ze als kind van droomde. ‘Als kind droom je ervan schooljuf te worden.’ Als student rechten dacht ze eerder advocaat of rechter te worden. Ze is opgegroeid in Duitsland waar haar vader op een NAVO-basis werkte. Ze was gewend aan een geüniformeerde omgeving maar het wekte bij haar niet het verlangen naar een beroep in uniform. Dat ze dat nu wel draagt, is niet het belangrijkste van haar huidige baan.

Wat vind je boeiend aan je baan bij de douane?

‘De Nederlandse Douane bestaat 425 jaar. Van oorsprong zijn we tollenaars. We zijn uitgegroeid van inners van douanerechten en accijnzen naar een dienst met een enorm breed takenpakket. De fiscale taak is erg belangrijk voor de schatkist en voor een gelijk speelveld in Nederland en Europa. Daarnaast hebben we een voorname taak in het beschermen van ons land tegen van alles en nog wat. We hebben op zoveel terreinen kennis die we op innovatieve wijze gebruiken binnen in ons hightech laboratorium of buiten met drones. We zijn een grote datafabriek met algoritmes. Algoritmes waarmee controleprocessen worden verbeterd en versneld. We beschermen ons land. Maar we willen ook zorgen dat de handel zo min mogelijk wordt gestoord. Wat het werk vooral leuk maakt, zijn de mensen in de organisatie. Ik kom zoveel toewijding, loyaliteit en wil tegen om steeds beter te worden.’

Kom je vaak op de werkvloer?

‘Ja, dat vind ik belangrijk. Ik wil minimaal één keer per week op de werkvloer komen. Dat lukt helaas niet altijd. Veel van mijn bezoeken kennen een formeel programma en dan is er weinig tijd om collega’s te spreken. Dat probeer ik te doorbreken door aan te geven met wie ik wil meelopen. Ik wil zichtbaar zijn op de werkvloer, toegankelijk en benaderbaar. Dan kom je erachter waar mensen tegenaan lopen.’

Wat is je grootste succes van de afgelopen twee jaar waarin je eindverantwoordelijk bent voor het functioneren van de Douane?

‘De Brexit. Ik ben er trots op dat we als Nederlandse Douane klaarstonden en dat we het samen met het bedrijfsleven hebben gedaan. Als ik naar de collega’s in Frankrijk, België, Duitsland en Ierland kijk, zie ik dat wij heel snel met het bedrijfsleven hebben kunnen schakelen. Wij waren open en aanspreekbaar. Andersom spraken wij het bedrijfsleven aan op hun fouten die leidden tot niet vrijgeven van goederen en veel herstelwerk vroegen. Al met al liep het aan Nederlandse kant redelijk soepel.’

Wat heb je geleerd van de Brexit?

‘Ik heb door de Brexit mijn organisatie leren kennen. Toen ik bij de Douane kwam in 2018 moest alles voor de Brexit nog ingeregeld worden. Ik bemerkte een enorme ‘can do’-mentaliteit. Dat zit heel diep in de organisatie. Tegelijkertijd merkte ik dat daar niet op gestuurd werd. Het is een hele informele organisatie. Maar als je zo in de belangstelling staat en zo’n grote klus moet klaren, moet je daarover ook verantwoording kunnen afleggen. De politieke realiteit is weerbarstig en al helemaal op dit dossier. Dan helpt het niet door te zeggen: gaat u rustig slapen, het komt goed. Door de Brexit hebben we op dat gebied een professionaliseringsslag kunnen maken.’

(Tekst loopt door onder foto)

De Nederlandse Douane heeft internationaal vergeleken altijd een toppositie gehad. Waardoor heeft ze die positie gekregen?

‘Door een aantal belangrijke elementen. Douanes over de hele wereld zijn vrij behoudend. Wij zijn innovatief. We waren bijvoorbeeld een van de eersten die met scanapparatuur containers in gingen. Er is een onderzoekende mentaliteit. Een mooi voorbeeld is een uitvinding in Rotterdam. We laten honden ruiken aan lucht in potjes die we uit containers gezogen hebben zonder dat we daar een container voor hebben hoeven openen. De hond kan in een veilige omgeving snuffelen en kan maximaal worden ingezet. Dit idee kwam gewoon vanuit een medewerker.’

‘Een ander sterk punt is de loyaliteit van onze mensen. Ze werken vaak lang bij de Douane. Ze willen een stap extra zetten. Er zit veel kennis en onze mensen werken in veel verschillende processen. Het derde sterke punt is de manier waarop het bedrijfsleven en de Douane samenwerken. In het overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) worden alle belangrijke zaken besproken zoals IT, nieuwe wetgeving maar ook strategie. Zowel centraal als in de verschillende regio’s. Met het bedrijfsleven rondom Schiphol of de Rotterdamse haven zijn vaste overleggen. Dat gebeurt in andere landen niet.’

Hoe denk je die toppositie te kunnen behouden voor de Nederlandse Douane? In hoeverre staan die unieke eigenschappen onder druk?

‘De personele bezetting staat onder druk. We raken veel ervaren mensen kwijt die met pensioen gaan. Wij moeten blijven innoveren en dat doen we soms meer aan de IT-kant dan aan de kant van fysiek toezicht. Dat vraagt een ander soort medewerkers. Deze transitie in digitalisering en mensen die daarvoor nodig zijn, kan onze positie onder druk zetten. Het is leuk om aan de top te staan, maar het is nog leuker als die top een beetje breder is en je van elkaar kunt leren. Door de samenwerking op drugsbestrijding met bijvoorbeeld de Belgen en met landen in Zuid-Amerika kunnen we gezamenlijk veel meer ontwikkelen.’

Welke ontwikkelingen hebben nog meer invloed op het functioneren van de Douane?

‘Onder leiding van de Europese Commissie is er dit voorjaar een rapport uitgebracht van de zogeheten Wise Persons Groep. Ze hebben vastgesteld dat je met het huidige instrumentarium de oorlog niet gaat winnen. De handel is zo veranderd. Veel meer e-commerce, veel meer beweeglijkheid in de markt, meer mogelijkheden van IT. Ook het taakveld van de douane is verbreed. Wij worden steeds meer op die grens ingezet. Dus je moet als Europa gaan nadenken hoe je de douanediensten goed uitrust, zodat we gezamenlijk de buitengrenzen bewaken. Dit leidt tot gewijzigde regelgeving die de Nederlandse Douane heel graag op onderdelen wil moderniseren. De huidige regelgeving loopt hopeloos achter op de praktijk van het bedrijfsleven dat met elkaar samenwerkt via data-uitwisseling op platforms. We moeten nutteloze regels en vergunningen schrappen en het systeem meer up-to-date maken.’

Het rapport geeft tien aanbevelingen. Welke punten juich je het meest toe?

‘De Wise Persons Group ziet het toenemend aantal taken van de douanediensten. Ik las onlangs dat de Europese Commissie een voorstel wil lanceren dat door kinderen gemaakte producten bij de grens moeten worden tegengehouden. Wie staat er op de grens? De Douane. Weer een taak erbij. Waar stopt het? De Wise Persons Group heeft een terechte aanbeveling gedaan voor stroomlijning van activiteiten en dat de Douanes hierbij veel meer betrokken worden.’

De goederenstroom neemt toe en gaat nog veel meer toenemen. Is er een spanningsveld tussen de controleerbaarheid en de doorstroming van de goederen?

‘Wij hebben de opdracht om Nederland te beschermen en tegelijkertijd zo min mogelijk op die logistiek in te pikken. Met de huidige goederenstroom is dat best een uitdaging. Als ik overigens kijk naar de prognoses waarmee wij werken, gaat die groei wel afvlakken. Maar het blijven grote volumes. We ontkomen niet aan verdere innovatie. We behandelden zo’n vijftien jaar geleden tachtig miljoen aangiftes, nu zevenhonderd miljoen. Dan moet je het niet zoeken in meer mensen. Het gaat er om betere risicoprofielen digitaal te maken en de menskracht die je hebt, zo goed mogelijk in te zetten. Daar zijn we al even mee bezig. Medewerkers die nu fysiek toezicht houden, staan met een iPad waarop zij gegevens invoeren. Daarmee verrijken zij de profielen. De volgende stap is het doorontwikkelen van algoritmen.’

(Tekst loopt door onder foto)

Onze leden hebben last van systemen die bij de Douane uitvallen. Wat moet het nieuwe douanemanagement system gaan brengen?

‘Ik snap de enorme impact als onze systemen uitvallen. Zeker als dat vaker en langduriger is. We balen daar zelf ook van. Ik weet dat het bedrijfsleven er nog veel meer van baalt. Wij werken heel hard om de beschikbaarheid op het niveau te krijgen dat we met elkaar hebben afgesproken. Maar we zijn ook veel aan het vernieuwen. Dat leidt soms tot bugs. Op de nieuwe systemen moet het bedrijfsleven ook weer zijn software aanpassen. We bespreken dit met de bedrijven en maken een plan van aanpak. Mijn zorg zit in het gebrek aan IT’ers. We hebben heel veel kwetsbaarheden in onze oude systemen die veelal verbonden zijn met de belastingdienst. We zijn bezig om die afhankelijkheden te stoppen. Dat helpt ons, maar daarmee is het morgen niet opgelost.’

Wat is je advies aan de logistieke dienstverleners om die samenwerking met de Douane nog verder te verbeteren?

‘Het is goed voor hen te weten dat er koepels zijn waarin zij vertegenwoordigd zijn en die bij ons aan tafel zitten. Dat we daar graag horen wat er nu speelt, waar behoefte aan is en dat we samen optrekken en plannen maken. Dus ik adviseer: benut je stem in die koepels. Weet dat je vertegenwoordigd bent. En als je denkt ‘dat pad loopt niet goed’, breng dat signaal dan ook omhoog.’

De Douane bestaat 425 jaar. Bestaat de Douane over vijftig jaar nog?

‘De Douane bestaat zeker nog over vijftig jaar. Het begrip “grens” is de afgelopen tien jaar enorm veranderd. Door alle instabiliteit, conflicten en handelsoorlogen in de wereld is de grens steeds belangrijker geworden. Die grens doet ertoe en daarmee de douane ook. Ik verwacht eerlijk gezegd niet dat we over vijftig jaar in het paradijs leven met een samenleving zonder grenzen. Ik denk dat wij er zeker nog zullen zijn.’

Nanette van Schelven is sinds 20 mei 2020 Directeur-Generaal Douane en lid van de Bestuursraad van het ministerie van Financiën. Vanaf juni 2018 bekleedde zij de functie van Algemeen Directeur Douane. Van Schelven is afgestudeerd in Leiden als jurist Nederlands Recht, Internationaal en Europees recht. Vanaf 1989 was ze werkzaam als wetgevingsjurist en raadadviseur bij respectievelijk het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het ministerie van Justitie en Veiligheid. Ze vervulde leidinggevende functies bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. In 2010 maakte zij de overstap naar de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Binnen deze dienst had ze diverse managementfuncties, waaronder Directeur Juridische Zaken en vanaf 2015 plaatsvervangend en waarnemend Hoofddirecteur.

Dit interview is ook gepubliceerd in HUB 8 (oktober 2022) en is geschreven door Hans van den Berg, senior communicatieadviseur bij TLN.

Meer weten?

Contact de expert

Team communicatie

Communicatie medewerkers & adviseurs

De kracht van samenwerken

TLN-lidmaatschap biedt meerwaarde op de belangrijkste thema's, namelijk: digitalisering, duurzaamheid, ketensamenwerking en de ontwikkeling van de arbeidsmarkt. De vereniging werkt er hard aan om regels te laten werken vóór in plaats van tegen ondernemers, draagt bij aan oplossingen voor het tekort aan arbeidskrachten, brengt leden in contact met kundige specialisten en verzamelt en deelt kennis. Ontdek de kracht van samenwerken en sluit je aan bij TLN.