‘We hebben de afgelopen drie jaar een enorme transitie doorgemaakt op het gebied van digitalisering’, zegt Spetter. ‘Was dit makkelijk? Nee. Maar wel noodzakelijk om als bedrijf relevant te blijven voor je klanten en medewerkers.’ Als je kiest om te digitaliseren, wat ga je dan doen? Spetter: ‘Als je de vraag niet helder hebt, zie je door de bomen het bos niet meer. Daarom beginnen wij altijd met een procestekening en probleemanalyse. We pakken pen en papier en tekenen de huidige situatie. Ons systeem, het systeem van de klant, welke gegevens ontvangen we, welke gegevens hebben we nodig en sturen we door, enzovoorts. Je kunt pas verder werken zodra je het proces in beeld hebt. Vervolgens gaan we op zoek naar welk proces we willen automatiseren en waarom. We moeten echt begrijpen wat we aan het doen zijn.’ 

Verbonden met opdrachtgevers

Klop vult aan: ‘We zagen dat onze klanten ook bezig waren met digitalisering. Je moet dus niet alleen voor jezelf deze stappen maken, maar ook verbonden blijven met je opdrachtgevers. We werken met ze samen om systemen slim op elkaar aan te sluiten.’ Euser heeft gekozen voor het Transport Management Systeem (TMS) van RGB+. ‘Daarvoor gebruikte we een eenvoudige oplossing die perfect werkte maar niet toekomstbestendig was. Het voordeel is dat de huidige TMS-systemen inmiddels al goed zijn doorontwikkeld, dus we konden onze energie stoppen in de implementatie,’ aldus Spetter. ‘Toen we de basis op orde hadden, hebben we direct doorgepakt en de boordcomputers van Trimble aangesloten. We hadden al een voertuigvolgsysteem, maar een volwaardige boordcomputer levert veel meer waardevolle informatie op in het TMS.’ 

Net niet de juiste informatie

Na het vinden van de juiste systemen kan het verzamelen van data beginnen. Maar met alleen data ben je er nog niet. Daarom hebben Spetter en Klop gekozen voor een datawarehouse dat alle data bij elkaar brengt. Een externe partij is ingehuurd om dat datawarehouse te bouwen. Van daaruit worden dashboards ontwikkeld in Power BI. ‘Je hebt niets aan al die data als je niet weet wat je nodig hebt. Wij kwamen er snel achter dat de ontwikkelde dashboards soms net niet de juiste informatie bevatten. Daar baal je even van, maar dat geeft ook veel inzicht in wat je wel nodig hebt. Inmiddels hebben we een cursus gevolgd om zelf de benodigde dashboards te bouwen,’ legt Klop uit. ‘Door het uitproberen weten we precies welke informatie relevant is. Ook is het belangrijk om met je collega’s in gesprek te gaan. Welke informatie hebben ze nodig en wat willen ze zien? Vervolgens werken we het concept uit, spreken we het door en passen het waar nodig aan. Dan staat er een dashboard dat aansluit bij onze behoeftes. En nog belangrijker, een dashboard waar we daadwerkelijk mee aan de slag gaan.’ 

Tussenstappen helpen

Ook kleine stappen zijn zeer waardevol. Volgens Klop hoef je niet meteen naar een geavanceerde koppeling te gaan. ‘Ook tussenstappen kunnen je bedrijf helpen. Een concreet voorbeeld is het laten bouwen van een import in je TMS-systeem. Hiermee kun je ritten vanuit een Excel of CSV aanmaken in het TMS, in plaats van handmatig. Zo’n tussenstap is soms sneller gerealiseerd dan bijvoorbeeld een OTM5-koppeling, omdat dit minder complex is. OTM5 kan een vervolgstap zijn. Het is niet erg om eerst kleinere verbeteringen door te voeren. Daarom zeg ik altijd Think big, start small and scale fast.’  

Tijd investeren in personeel

Hij vervolgt: ‘Het is ook waardevol en essentieel om tijd te investeren om je personeel goed mee te nemen in de veranderingen. Bijvoorbeeld het digitaliseren van het urenbriefje. We hebben binnen Euser verschillende dingen ondernomen om dit aan te pakken. Naast het organiseren van informatiebijeenkomsten en een instructiefilmpje in verschillende talen, hebben we veel gehad aan mentorchauffeurs. We merkten al vrij snel dat we niet altijd dezelfde taal spraken als de chauffeurs. Daarom hebben we gekozen voor mentoren die dit goed aan hun collega’s kunnen uitleggen. Waarom is het belangrijk? Wat heb jij eraan als chauffeur? Eén van de voordelen is dat alle chauffeurs elke maandagochtend automatisch een rapport krijgen met onder andere de gemaakte uren en verlofaanvragen. Zo krijgt degene een beter beeld van wat geregistreerd is. Dit biedt inzicht en vertrouwen.’ 

Gelijkwaardige gesprekspartner 

Spetter vult aan: ‘Een planner die elke maandag een planoverzicht naar zijn klant wil sturen. Een HR-manager die op zoek is naar verdieping in de verzuimcijfers en de in- en uitstroom van personeel. Vanuit de data kunnen we hier concreet antwoord op geven. Ook als ik aan tafel zit met een klant kan ik nu vertellen hoe de capaciteit er voor de komende drie weken uitziet, waar de vraag van de klant omhoog gaat en in welke periode we kunnen op- of afschalen. We zijn nu een gelijkwaardige gesprekspartner en nemen ook zelf het initiatief om het proces met de klant te optimaliseren. Daarnaast geeft het ons meer rust.’  

Continu onderhoud en aandacht

Na het toepassen van de automatisering en het gebruik van de data stopt het proces niet. Wout van den Heuvel is beleidsadviseur digitalisering bij TLN. Hij houdt zich veel bezig met hoe de sector beter gebruik kan maken van digitalisering en data in de bedrijfsvoering. ‘Je moet je realiseren dat digitalisering continu voldoende aandacht krijgt binnen je organisatie. Het is nooit klaar. Dat betekent: aandacht voor je data, het proces op orde houden, aandacht voor je mensen en die erbij betrekken. Digitalisering zit integraal in je bedrijfsproces.’ Spetter onderschrijft dit. ‘Alles wat we geïmplementeerd hebben, vraagt continu om onderhoud en aandacht. Je ziet altijd dingen die anders en efficiënter kunnen. En daar heb je een business analist voor nodig om hierover mee te denken.’ Het aannemen van een business analist klinkt heel gemakkelijk, maar er zijn genoeg bedrijven waar dit niet mogelijk is. Spetter: ‘Het gaat erom dat je de kennis in je organisatie organiseert. En naast de kennis het proces begrijpt. Dat kan ook in samenwerking met je leveranciers of adviseurs. Belangrijk is, dat je zelf goed op de hoogte blijft. Lees regelmatig vakliteratuur, zoek via internet naar informatie en ga in gesprek met je collega-ondernemers en leveranciers. Challenge jezelf om op hoofdlijnen het proces en het systeem te begrijpen en durf vooral vragen te stellen. Voor elk proces is er inmiddels wel een systeem te vinden dat bij je bedrijf past. Ook de online veiligheid moet goed zijn gewaarborgd. De systemen waarmee we werken hebben veiligheidsprotocollen die erg streng zijn. Daarnaast laten we ICT-checks uitvoeren en hebben we tweevoudige verificatie voor extra beveiliging. Een belangrijk punt dat vaak wordt onderschat.’ 

Sturen op data 

Hoe kijkt Euser naar de toekomst? Spetter: ‘Onze sector gaat gekenmerkt worden door een tekort aan transportcapaciteit. Transportmiddelen en met name personeel zijn nu al schaars en zullen nog schaarser worden. Als we de beschikbare transportcapaciteit efficiënt en effectief willen benutten, moeten we als sector gaan automatiseren en sturen op data. Daarnaast moet je aan de voor- en achterkant een efficiënt proces hebben om de vrachtwagens winstgevend te laten rijden. We kunnen niet meer met vier man urenbriefjes of orders blijven invoeren. Dit moet volledig worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd.’ 

Dit artikel is reeds gepubliceerd in HUB, hét ledenblad van TLN. Auteur: Denise van Vliet