Wat is een offerte?
Zoals je mogelijk al hebt gelezen wordt een overeenkomst tussen twee partijen gesloten doordat één partij (bijvoorbeeld een supermarkt) een aanbod doet (bijvoorbeeld 1 brood voor 1 euro) en de andere partij dit aanbod aanvaardt (het brood voor 1 euro koopt) of weigert (het brood voor 1 euro niet te kopen). Wanneer het aanbod wordt aanvaard door de andere partij, is er in de meeste gevallen een overeenkomst tussen die partijen tot stand gekomen. in dit voorbeeld een koopovereenkomst waarbij de ene partij het brood levert en de andere partij 1 euro betaalt.
De overeenkomst die je sluit is niet zo simpel als het kopen van een brood. Jouw diensten zijn vaak omvangrijker. Je wilt praktische en financiële afspraken vast te leggen en mogelijk wil je daarbij ook om (deels) afwijken van de wet. De prijs die jouw wederpartij voor jouw diensten moet betalen, is immers gebaseerd op de werkzaamheden die je moet verrichten en de risico’s die je loopt.
Als je wordt benaderd door een klant met het verzoek om werkzaamheden voor die klant uit te voeren, is het daarom goed om aan die klant eerst een aanbod te doen voor die werkzaamheden in de vorm van een offerte. Anders dan een mondeling aanbod (wat ook is toegestaan), is een goede offerte juridisch veel sterker. Bij aanvaarding van de offerte door jouw klant kun je namelijk bewijzen wat de afgesproken prijs is en wat jouw klant voor die prijs kan verwachten.
Een offerte biedt je de mogelijkheid om voor bepaalde gevallen een aparte of aanvullende prijs vast te stellen. Dit is van belang aangezien je werkzaamheden uitvoert waarbij je afhankelijk bent van andere partijen, bijvoorbeeld van laad- en losadressen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunnen zich omstandigheden voordoen die van invloed kunnen zijn op de prijs. Het is dan ook aan te raden om in de offerte afspraken te maken over dergelijke omstandigheden.
Inhoud van de offerte
Zoals aangegeven wil je de offerte gebruiken als bewijsstuk indien jouw klant de offerte accepteert. Wij raden je dan ook aan om in de offerte in ieder geval het volgende op te nemen::
- De gegevens van je klant (naam bedrijf zoals opgenomen in de KvK, bevoegde persoon, adres, KvK nummer)
- Je gegevens (naam bedrijf zoals opgenomen in de KvK, bevoegde persoon, adres, KvK nummer, Btw nummer)
- De datum van afgifte van de offerte en het versienummer
- De omschrijving van de werkzaamheden. Je kunt deze omschrijving zo uitgebreid of zo beperkt maken als je wilt. Onderdelen die je hierin bijvoorbeeld kunt verwerken zijn:
- de soort werkzaamheden (vervoer, opslag, ompakken, expeditie, douanewerkzaamheden etc.). Let hierbij wel op dat in geval van meerdere werkzaamheden goed wordt aangegeven welke werkzaamheden waarop zien. Bijvoorbeeld: wegvervoer van Arnhem naar Amsterdam, expeditiewerkzaamheden (doen vervoeren) van Amsterdam naar Bangkok;
- de goederen waarop de werkzaamheden zien;
- het materieel dat voor deze werkzaamheden gebruikt wordt; - eventuele bijzonderheden of expliciete afspraken.
- De planning of de duur van deze werkzaamheden. Bijvoorbeeld de laad- en/of losdatum, de laad- en losplaats, de laad- en/of lostijd of periode of de opslagperiode. Op deze manier wordt duidelijk wanneer deze werkzaamheden verricht zullen worden en wanneer deze planning al dan niet gehaald wordt.
- De prijs / tarieven voor het verrichten van de werkzaamheden. Deze prijs kan een vaste prijs zijn, maar bijvoorbeeld ook een manier van prijsberekening. Ook kunnen hier variabele kosten in worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld wachtkosten of een dieselclausule.
- De verwijzing naar algemene voorwaarden. Wij raden het gebruik van algemene voorwaarden sterk aan. Weet je niet welke voorwaarden je moet gebruiken of hoe je algemene voorwaarden moet gebruiken? Raadpleeg dan de verdiepingspagina algemene voorwaarden. Heb je daarna nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
- De algemene voorwaarden als bijlage. Het is van belang dat de eventuele klant akkoord gaat met de offerte, maar óók met de algemene voorwaarden. Stuur daarom de algemene voorwaarden als bijlage mee met de offerte.
- De uiterste geldigheidsdatum. Wanneer deze niet wordt opgenomen, is de offerte in beginsel onbeperkt geldig en moet degene die de offerte uitbrengt de offerte herroepen wanneer zij niet meer wil dat het aanbod van kracht is. Aanbevolen wordt om een uiterste geldigheidsdatum op te nemen, zodat het niet voor (onaangename) verrassingen zorgt wanneer een offerte na een lange tijd nog wordt geaccepteerd.
- Een geldige ondertekening. De offerte moet zijn afgegeven door een persoon die vertegenwoordigingsbevoegd is om een aanbod namens je bedrijf te doen. In het register van de Kamer van Koophandel is te vinden wie hiertoe bevoegd is. Meer over vertegenwoordigingsbevoegdheid lees je op de verdiepingspagina bevoegdheid.
- Eventueel: de kosten voor het maken van de offerte.
- voor zover bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens aan je worden verstrekt dient bij de offerte tevens een Bewerkersovereenkomst te worden gevoegd. Meer over persoonsgegevens en de bewerkersovereenkomst lees je op de verdiepingspagina privacy.
Offerte door klant niet akkoord?
Het kan voorkomen dat jouw klant het niet eens is met bepaalde onderdelen van de offerte. Mogelijk bevat de offerte een klein foutje dat gemakkelijk valt aan te passen, maar het kan ook zo zijn dat de klant grotere bezwaren heeft. Een van de meest voorkomende bezwaren, die vaak een ondergeschoven kindje zijn, is de afwijzing van jouw algemene voorwaarden onder verwijzing naar eigen algemene voorwaarden van de klant. Dit heeft zéér grote consequenties. Meer hierover lees je op de verdiepingspagina algemene voorwaarden.
Heeft jouw klant bezwaren? Onderhandel dan met je klant om tot een voor zowel jou als de klant acceptabel aanbod te komen.
Je kunt die onderhandelingen per e-mail voeren. Dit levert echter een wirwar aan e-mailberichten op, waardoor in geval van discussie minder makkelijk te herleiden is wat er nu precies is afgesproken. Het is daarom aan te raden om de uiteindelijke afspraken op te nemen in een nieuwe offerte, en deze aan jouw klant voor te leggen.
Je kunt de onderhandelingen ook telefonisch voeren. Ook in dat geval is het sterk aan te raden om de uiteindelijke afspraken op te nemen in een nieuwe offerte, en deze aan jouw klant voor te leggen.
Indien je een nieuwe offerte afgeeft, vergeet dan niet om ook de offertedatum, het offertenummer en de geldigheidsduur van de offerte aan te passen.
Aanvaarding van de offerte
Wanneer de offerte de andere partij heeft bereikt kan de andere partij het aanbod aanvaarden. Ook het aanvaarden is vormvrij en kan dus in principe ook mondeling. Ook hier is het beter als de aanvaarding schriftelijk gebeurt, omdat je dan bewijs hebt dat alles wat je in de offerte heeft opgenomen door de klant is aanvaard, en dus tussen jou en jouw klant geldt.
Als je jouw offerte in het tekstvlak van de e-mail hebt gezet en verzonden, en de klant reageert hierop (bijvoorbeeld) met prima of akkoord, is dit een geldige aanvaarding, mits degene die deze aanvaarding namens jouw klant doet vertegenwoordigingsbevoegd is. Hetzelfde geldt indien je de offerte in pdf aan jouw klant hebt verzonden, of fysiek hebt overhandigd, en de klant jouw offerte ondertekent. Ook dit is een geldige aanvaarding, mits degene die deze aanvaarding namens jouw klant doet vertegenwoordigingsbevoegd is. In het register van de Kamer van Koophandel is te vinden wie hiertoe bevoegd is. Meer over vertegenwoordigingsbevoegdheid leest je op de verdiepingspagina bevoegdheid.
De aanvaarding van de klant moet gebeuren binnen de uiterste geldigheidsdatum die de offerte stelt, of, wanneer er geen geldigheidsdatum is afgesproken, binnen een redelijke termijn. Wanneer het aanbod is aanvaard (door de vertegenwoordigingsbevoegde persoon), is de overeenkomst tot stand gekomen.
Als je diensten aanbiedt met offertes, kun je jouw juridische positie sterk verbeteren. In de offerte kun je de inhoud van de overeenkomst goed vastleggen, zodat voor beide partijen duidelijk is wat de wederzijdse rechten en plichten zijn.
