Wat is een opdrachtbevestiging?
Een opdrachtbevestiging kan omschreven worden als het schriftelijk vastleggen van eerder gemaakte afspraken. Een opdrachtbevestiging kan zowel door de klant als door jouzelf worden opgesteld. Een opdrachtbevestiging kan bijvoorbeeld door de klant worden opgesteld en verzonden als aanvaarding van jouw offerte (lees meer over de offerte op de verdiepingspagina Offerte). Ook kun je zelf een opdrachtbevestiging opmaken en opsturen naar je klant als bevestiging zodra je klant (bijvoorbeeld mondeling of per e-mail) heeft aangegeven akkoord te zijn met je offerte.
Opdrachtbevestiging als aanvaarding
Ten eerste kan een opdrachtbevestiging worden gestuurd door de partij die het aanbod (eventueel gedaan in de vorm van een offerte) wil aanvaarden. In zo’n geval geldt de opdrachtbevestiging als een aanvaarding, waardoor er een overeenkomst tot stand komt.
Het sturen van een aanvaarding van het aanbod in de vorm van een opdrachtbevestiging kan duidelijkheid scheppen, aangezien precies helder is wat er daadwerkelijk aanvaard is en dus wat de inhoud van de overeenkomst is. Dit hoeft echter niet het geval te zijn. De opdrachtbevestiging kan in dit geval ook afwijken van het aanbod zoals bijvoorbeeld is vastgelegd in de offerte (lees meer over de offerte op de verdiepingspagina Offerte). Het is dan de vraag welke afspraken tussen partijen gelden. De afspraken zoals vastgelegd in de offerte, of de afspraken zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging.
De Nederlandse wet (artikel 6:225 BW) bepaalt dat een afwijkende aanvaarding geldt als een nieuw aanbod. Als de opdrachtbevestiging van je klant dus afwijkt van je eerdere aanbod, geldt de opdrachtbevestiging niet als aanvaarding, maar als aanbod. Het is dan aan jou om de opdrachtbevestiging te aanvaarden of te verwerpen. Reageer je niet, maar wordt de overeenkomst door jou uitgevoerd, dan zal dit handelen doorgaans worden aangemerkt als een stilzwijgende aanvaarding. De overeenkomst komt dan tot stand op basis van de opdrachtbevestiging.
Als de opdrachtbevestiging slechts op ondergeschikte punten afwijkt, dan geldt de opdrachtbevestiging wel als aanvaarding. De bepalingen van de opdrachtbevestiging gelden dan dus als de gemaakte afspraken. Dit is alleen anders als je onverwijld (direct) bezwaar maakt tegen de verschillen. Controleer een opdrachtbevestiging van je klant dus altijd. Klopt er iets niet, en wil je de overeenkomst niet op basis van die afwijking uitvoeren, maak dan gelijk schriftelijk bezwaar.
Indien de opdrachtbevestiging van je klant naar andere algemene voorwaarden verwijst, is dit in principe geen probleem, omdat de eerste verwijzing naar algemene voorwaarden geldig is. Wijst je klant jouw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand dan moet je wel direct bezwaar maken. Jouw algemene voorwaarden gelden dan namelijk niet. Sterker nog, als je klant tegelijkertijd naar haar eigen algemene voorwaarden verwijst, gelden de algemene voorwaarden van de klant.
Opdrachtbevestiging als bevestiging
Ten tweede kan een opdrachtbevestiging door jou worden gestuurd aan je klant, nadat je klant jouw aanbod heeft aanvaard. Juridisch is het sturen van een opdrachtbevestiging in beginsel niet noodzakelijk. Er heeft immers al een aanbod van de ene partij en een aanvaarding van dit aanbod van de andere partij plaatsgevonden. De overeenkomst is dus al tot stand gekomen. Een opdrachtbevestiging kan echter wel duidelijkheid scheppen over hetgeen is afgesproken.
Zo kun je in de opdrachtbevestiging de afspraken zoals weergegeven in de offerte overnemen. Lees meer over de offerte op de verdiepingspagina Offerte. Indien onderhandelingen hebben plaatsgevonden, verschaft een opdrachtbevestiging veel duidelijkheid over de uiteindelijk gemaakte afspraken.
Het gebeurt vaak dat er een opdrachtbevestiging wordt opgesteld en verzonden als een overeenkomst mondeling is gesloten. Dit is natuurlijk goed, maar hier zitten nog wel wat haken en ogen aan. Er is dan namelijk geen schriftelijk bewijs dat hetgeen is opgenomen in de opdrachtbevestiging ook daadwerkelijk hetgeen is dat is overeengekomen tussen partijen. Telefonisch zul je (bijvoorbeeld) mogelijk niet beginnen over de toepasselijke algemene voorwaarden.
Door in de opdrachtbevestiging als eerst te verwijzen naar algemene voorwaarden, wijzig je eenzijdig de overeenkomst. Dit is niet toegestaan, tenzij je klant de algemene voorwaarden alsnog aanvaardt. Vaak doet je klant dit niet expliciet. Het is dan een kwestie van uitleg van alle omstandigheden van het geval, of je klant de algemene voorwaarden al dan niet heeft aanvaard. Indien je met je klant mondeling een overeenkomst sluit, raden wij dus altijd aan om eerst een offerte aan je klant toe te sturen. Lees meer over de offerte op de verdiepingspagina Offerte.
Inhoud opdrachtbevestiging
Zoals aangegeven wil je de opdrachtbevestiging gebruiken als bewijsstuk indien je klant jouw aanbod heeft geaccepteerd. Wij raden je dan ook aan om in de opdrachtbevestiging in ieder geval het volgende op te nemen:
- De gegevens van je klant (naam bedrijf zoals opgenomen in de KvK, bevoegde persoon, adres, KvK-nummer).
- Jouw gegevens (naam bedrijf zoals opgenomen in de KvK, bevoegde persoon, adres, KvK-nummer, btw-nummer).
- De datum van de bevestiging alsmede een eventuele verwijzing naar de offerte onder vermelding van de offertedatum en het versienummer.
- Wanneer de opdrachtbevestiging wordt gebruikt als aanvaarding van het aanbod, moet duidelijk aangegeven worden dat het gaat om een aanvaarding, waardoor een overeenkomst tot stand komt.
- De omschrijving van de werkzaamheden. Je kunt deze omschrijving zo uitgebreid of zo beperkt maken als je wilt. Onderdelen die je hierin bijvoorbeeld kunt verwerken zijn:
- het soort werkzaamheden (vervoer, opslag, ompakken, expeditie, douanewerkzaamheden, et cetera). Let hierbij wel op dat in geval van meerdere werkzaamheden goed wordt aangegeven welke werkzaamheden waarop zien. Bijvoorbeeld: wegvervoer van Arnhem naar Amsterdam, expeditiewerkzaamheden (doen vervoeren) van Amsterdam naar Bangkok,
- de goederen waarop de werkzaamheden zien,
- het materieel dat voor deze werkzaamheden gebruikt wordt,
- eventuele bijzonderheden of expliciete afspraken. - De planning of de duur van deze werkzaamheden. Bijvoorbeeld de laad- en/of losdatum, de laad- en losplaats, de laad- en/of lostijd of periode of de opslagperiode. Op deze manier wordt duidelijk wanneer deze werkzaamheden verricht zullen worden en wanneer deze planning al dan niet gehaald wordt.
- De prijs of de tarieven voor het verrichten van de werkzaamheden. Deze prijs kan een vaste prijs zijn, maar bijvoorbeeld ook een manier van prijsberekening. Ook kunnen hier variabele kosten in worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld wachtkosten of een dieselclausule.
- Indien van toepassing: een uitdrukkelijke afwijzing van de algemene voorwaarden van je klant.
- De verwijzing naar algemene voorwaarden. Wij raden het gebruik van algemene voorwaarden sterk aan. Weet je niet welke voorwaarden je moet gebruiken of hoe je algemene voorwaarden moet gebruiken? Raadpleeg dan de verdiepingspagina Algemene voorwaarden. Heb je daarna nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
- De algemene voorwaarden als bijlage. Het is van belang dat de eventuele klant akkoord gaat met de offerte, maar óók met de algemene voorwaarden. Stuur daarom de algemene voorwaarden als bijlage mee met de offerte.
- Een geldige ondertekening. De offerte moet zijn afgegeven door een persoon die vertegenwoordigingsbevoegd is om een aanbod namens je bedrijf te doen. In het register van de Kamer van Koophandel is te vinden wie hiertoe bevoegd is. Meer over vertegenwoordigingsbevoegdheid lees je op de verdiepingspagina Bevoegdheid.
- Eventueel: de kosten voor het maken van de offerte.
- Voor zover bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens aan jou worden verstrekt, dient bij de opdrachtbevestiging tevens de door beide partijen ondertekende verwerkersovereenkomst te worden gevoegd. Meer over persoonsgegevens en de verwerkersovereenkomst lees je op de verdiepingspagina Privacy.