Hulp bij je AEO-vergunning

Gemakkelijker een AEO-vergunning krijgen en behouden, wat belangrijk is als je internationaal zaken doet. Dat is het doel van de speciaal ontwikkelde AEO-tool. Het hulpmiddel maakt het ondernemers gemakkelijker. Het biedt bovendien inzicht. Daarom beveelt TLN de leden aan ervan gebruik te maken, om op een laagdrempelige wijze de AEO-vergunning te kunnen behalen.

AEO staat voor Authorised Economic Operator. Het is een vergunning die verplicht is voor expediteurs die douaneformaliteiten doen. Ze doen namens een derde een administratieve afhandeling. Bij het opstellen van de vergunning heeft de Douane nauw samengewerkt met het bedrijfsleven. Het doel is om de betrouwbaarheid en veiligheid bij internationale handel te vergroten. Steeds vaker vragen transporteurs de vergunning aan om zo hun klanten extra dienstverlening te kunnen bieden. De AEO-tool helpt bij het aanvragen en behouden van die vergunning. En biedt ondernemers inzicht in de bedrijfsvoering. Afgelopen februari werd het hulpmiddel gelanceerd, ontwikkeld door Beurtvaartadres en evofenedex.

Strenge eisen
‘TLN heeft zich aangesloten bij dit initiatief omdat de tool meerwaarde biedt voor onze leden,’ stelt Paul Wassing, adviseur douanezaken bij TLN. ‘Binnen de transport- en logistieke sector is voldoen aan wet- en regelgeving erg belangrijk. Je moet als bedrijf compliant zijn, zoals dat heet. Na de aanslagen op de Twin Towers in New York op 11 september 2001 zijn er strengere eisen gekomen om de gehele keten veiliger te maken. Leden van TLN/FENEX moeten voldoen aan zware eisen met betrekking tot hun processen en werkwijzen. Die zijn vastgelegd in een AEO-vergunning. De Douane geeft die af.’

Binnen Beurtvaartadres is Ridvan Taci verantwoordelijk voor Douane-gerelateerde zaken. Over de tool zegt hij: ‘Die is zo opgesteld dat deze het beste aansluit bij de behoeftes van het bedrijfsleven.’ Taci is ook voorzitter van Alliantie Douane Software. Die streeft naar betere communicatie tussen bedrijven en Douane door automatiseringsprojecten die moeten zorgen voor een efficiënte samenwerking. ‘De tool is eenvoudig in gebruik en biedt houvast, rust en zekerheid. Maar bovenal zorgt het voor bewustwording binnen de organisatie.’

Dashboard
Eenvoud en houvast zijn zaken waaraan de sector behoefte heeft. Wassing: ‘Veel logistieke of transportbedrijven ondervinden in de praktijk dat de aanvraag, het beheer en onderhoud van de vergunning veel tijd en moeite kost. Voor de aanvraag van de vergunning is actuele kennis nodig. Als je eenmaal gecertificeerd bent, is het van belang om regelmatig na te gaan of je nog aan de AEO-eisen voldoet. Hiermee bespaar je tijd tijdens je periodieke audit.’ 

Die kennis waarover Wassing het heeft, is terug te vinden in de tool. Op het dashboard zie je in één oogopslag alle informatie die intern benodigd is. Niet alleen worden taken gedocumenteerd en geeft het aan alle betrokkenen inzicht in de vervolgacties. Ook worden alle gegevens gemonitord, wat het mogelijk maakt om rapportages te kunnen overleggen aan directie en Douane.

Verbeteren
De tool biedt ook mogelijkheden om je procedures te actualiseren. Er zijn bedrijven die procedures van tien jaar geleden of zelfs ouder nooit hebben herzien. Terwijl de wereld snel verandert. Met een jaarlijks rapport kun je controleren hoe je het jaar hebt gedraaid en wat er nog te verbeteren valt. Dit kun je gebruiken om doelen te stellen en verbeterslagen te maken. ‘Kom niet voor onnodige verrassingen te staan en ga aan de slag!’, adviseert Taci. ‘Niemand is perfect. Als bedrijf mag je fouten maken. Zolang de fouten niet bewust gemaakt worden, je van de fouten leert en actief aan de slag gaat om de veiligheid te verbeteren.’

Bewust zijn
Eens in de vijf jaar komt de Douane langs voor controle. Voldoe je niet aan de eisen? Dan loop je kans je vergunning te verliezen. Taci: ‘Dat wil je natuurlijk voorkomen. Daarom is het belangrijk om bewust te zijn van de eisen voor de vergunning. Dit moet onderdeel zijn van je bedrijfsvoering. Iedereen binnen een bedrijf is hier namelijk verantwoordelijk voor. Niet alleen het management, maar ook bijvoorbeeld de afdeling financiën, warehouse en alle overige betrokkenen binnen de organisatie. Alle afdelingen kunnen de tool raadplegen en taken verdelen en afstemmen. Zo pakt iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid en bouw je samen aan bewustwording en daarmee de veiligheid en betrouwbaarheid van je organisatie.’

Er is nóg een aspect. Een transporteur doet graag zaken met een bedrijf dat de AEO-vergunning heeft. ‘Als je als transporteur goederen vervoert van verschillende klanten, ben je er ook aan gelegen dat zoveel mogelijk bedrijven in de keten AEO-gecertificeerd zijn’, aldus Taci. ‘Zowel de Douane en jijzelf gaan anders om met een internationale lading als je weet dat de goederen afkomstig zijn van een organisatie die als betrouwbaar gekenmerkt wordt.’

Klik hier voor meer informatie over de AEO-tool. 

Dit artikel is gepubliceerd in HUB, hét ledenblad van TLN. Auteur: Denise van Vliet