Update nieuwe werkwijze noodprocedure november 2023

De huidige werkwijze met betrekking tot de noodprocedure kent een aantal knelpunten bij zowel de Douane als het bedrijfsleven. De knelpunten zijn geïnventariseerd in een brede samenstelling met medewerkers van de Douane en het bedrijfsleven. Eén van de grootste knelpunten die wordt ervaren, is de administratieve last voor het bedrijfsleven en daardoor de druk op de Douane om de afhandeling van deze papierenstroom af te handelen. De werkgroep heeft zich ingezet op het realiseren van quick wins om de overlast van verstoring op de invoer en uitvoer te verminderen.

Behaalde resultaten

  • Door betere monitoring van het berichtenverkeer met de douanesystemen kan de Douane sneller een verstoring constateren en proactief communiceren richting het bedrijfsleven;
  • De Douane zet de noodprocedure sneller in na een verstoring. Dit is versneld van 1 uur naar maximaal 30 minuten;
  • De inzet van personeel voor telefonische beantwoording van vragen is verhoogd;
  • De Douane heeft scripts ontwikkeld voor beantwoording van vragen bij verstoring in het kader van eenduidige beantwoording;
  • De Douane geeft in de berichtgeving aan wanneer er een update wordt gegeven over de verstoring.

Scope uitbreiding opdracht werkgroep

Tijdens de gesprekken met het bedrijfsleven is de nadrukkelijke wens naar voren gekomen om onderscheid te maken tussen AEO bedrijven en niet-AEO bedrijven. De wens was om de noodaangifte van AEO gecertificeerde indieners versneld af te handelen. Het inrichten van een elektronische noodvoorziening viel aanvankelijk buiten de scope van de opdracht. De reden hiervoor is dat de inrichting van een dergelijke voorziening aanzienlijke inspanning vergt en dus niet gekenmerkt kan worden als een quick win.

Samen met het bedrijfsleven is een nieuwe werkwijze uitgewerkt om de noodaangifte van AEO gecertificeerde indieners versneld af te handelen via een specifieke AEO mailpostbus.

Bij de nieuwe werkwijze kunnen geselecteerd AEO indieners via e-mail een noodaangifte indienen. De goederen worden versneld vrijgegeven. Een nooddocument wordt via e-mail verstuurd aan de indiener. Na de storing is de reguliere werkwijze zoals beschreven in de noodprocedure invoer en (weder)uitvoer van toepassing. De verdere afhandeling bij de terminal verandert niet.

De nieuwe werkwijze dient te voldoen aan de waarborgen die gesteld zijn aan het aangifteproces. Tevens dienen we strak te monitoren of aan de uitgangspunten van de procedure wordt voldaan. Monitoring zal gebeuren op basis van cijfermatige analyses. Bijvoorbeeld goederen waarvoor verboden en beperkingen gelden mogen niet in deze noodprocedure worden aangegeven. De noodprocedure is alleen bedoeld voor aangiften die niet kunnen wachten tot de storing voorbij is.

Voortgang

De nieuwe werkwijze is voor de zomervakantie door het management van de Douane geaccordeerd en besproken met de vertegenwoordigers van het bedrijfsleven. De Douane en het bedrijfsleven hebben afgesproken dat de nieuwe werkwijze langzaam en gecontroleerd wordt ingevoerd in de vorm van een pilot. We gebruiken de pilot om de toepasbaarheid van de noodprocedure voor het gehele logistieke proces te toetsen. En of er voldoende waarborgen zijn dat een eventuele claim niet onbedoeld terechtkomt bij een andere ketenpartner. We hebben een oproep gedaan aan het bedrijfsleven zich op te geven voor de pilot. De eerste fase is met twee bedrijven (Neele Vat en Loendersloot Global Logistics).

De Douane heeft een plan van aanpak opgesteld en is gestart met het inrichten van de postbus voor het versneld behandelen van noodaangiften. Daarnaast worden de interne werkprocessen aangepast en de monitoring van de effecten van de nieuwe werkwijze opgezet.

Bij de inrichting van de postbus wordt naar verschillende opties gekeken. De Douane zal op korte termijn een oplossing realiseren, waarbij rekening wordt houden met de overstap naar een nieuwe mailapplicatie voor de Douane. We willen borgen dat de noodprocedure ook in de nieuwe applicatie goed functioneert. Daarnaast moet de data uit de AEO postbus worden ontsloten zodat het proces goed geanalyseerd en gemonitord kan worden. Daardoor vergt het inrichten van de postbus meer inspanning. We verwachten daardoor wel een robuuster proces en betere monitoring. Daarbij is het ook mogelijk toekomstige nog te ervaren knelpunten op te lossen.

Meer weten?

Contact de expert

Team Fenex

Fenex-specialisten

De kracht van samenwerken

TLN-lidmaatschap biedt meerwaarde op de belangrijkste thema's, namelijk: digitalisering, duurzaamheid, ketensamenwerking en de ontwikkeling van de arbeidsmarkt. De vereniging werkt er hard aan om regels te laten werken vóór in plaats van tegen ondernemers, draagt bij aan oplossingen voor het tekort aan arbeidskrachten, brengt leden in contact met kundige specialisten en verzamelt en deelt kennis. Ontdek de kracht van samenwerken en sluit je aan bij TLN.