Aftekenen voor ontvangst gedurende coronacrisis

Sinds half maart 2020 ontvangt TLN Advocaten de nodige vragen over het aftekenen van een digitale vrachtbrief / POD door de chauffeur, het laadadres en/of de ontvanger. En dan met name de aarzeling om dit te doen in verband met verspreiding van het Corona-virus. Wat is het probleem als er niet wordt getekend voor ontvangst en wat zijn de alternatieven? Voor dit laatste kan de lezer ook gelijk doorspringen naar het onderdeel “Alternatieve bewijzen van aflevering”.

Aftekenen voor ontvangst, 9 april 2020 (TLN Advocaten) – in PDF

Handtekeningenstroom
Om het belang van een (digitale) handtekening duidelijk te maken is het goed om eerst te kijken hoe het gaat bij een papieren vrachtbrief. Wanneer de goederen bij het laadadres door de vervoerder in ontvangst zijn genomen, ontvang je een handtekening voor afgifte van de goederen op de vrachtbrief door het laadadres. Tegelijkertijd plaatst de chauffeur een handtekening voor ontvangst van de goederen. Daarna vertrekt de vervoerder richting het losadres en daar herhaalt zich eenzelfde soort ritueel. De ontvanger tekent voor ontvangst van de goederen en daarmee staat vast dat de chauffeur de goederen heeft afgeleverd.

Doel handtekening
Vaak wordt gedacht dat het ‘circus’ rondom handtekeningen een verplichting is vanuit de overheid. Dat is verre van juist. De voornaamste reden achter de handtekeningencarrousel is er vooral een die moet worden gezocht in het bewijsrecht. Het ‘verzamelen’ van handtekeningen door de chauffeur is voornamelijk iets wat in het belang is van zijn of haar werkgever, de vervoerder!

De gedachte achter een handtekening is dat degene die tekent op een vrachtbrief met die handtekening verklaart dat hij of zijn instaat voor de juistheid van wat op die vrachtbrief is opgenomen. Als de vrachtbrief bijvoorbeeld de vermelding bevat: ‘1 collo elektronica a 20 KG’, dan verklaart de chauffeur met het plaatsen van die handtekening dat hij zojuist 1 stuk heeft ontvangen van het laadadres, wat blijkbaar bestaat uit elektronica en blijkbaar 20 KG weegt.

Als de chauffeur in kwestie dit collo aflevert bij de ontvanger en de ontvanger tekent voor ontvangst, dan verklaart de ontvanger met die handtekening dat hij zojuist 1 stuk heeft ontvangen van de chauffeur, wat blijkbaar bestaat uit elektronica en blijkbaar 20 KG weegt. De ontvanger zelf heeft eigenlijk geen belang bij deze handtekening. Waarom niet? Omdat de ontvanger niet tegenover zichzelf hoeft te bewijzen dat hij het collo heeft ontvangen. De vervoerder daarentegen heeft wél belang bij deze handtekening. De vervoerder kan met deze handtekening namelijk bewijzen dat hij de goederen heeft overgedragen aan de ontvanger. En daarmee eindigt de verantwoordelijkheid van de vervoerder voor de collo.

Ondertekende vrachtbrief is onderhandse akte
Juridisch gezien is de vrachtbrief met een handtekening een onderhandse akte die bestemd is om tot bewijs te dienen. Het betreft hier zogenaamd ‘dwingend’ bewijs wat betekent dat de rechter verplicht (!) is de inhoud als waar aan te nemen.

Geen bewijs van aflevering
Heeft de vervoerder géén handtekening van de ontvanger, dan blijft het de vraag óf en in welke staat de vervoerder de goederen heeft afgeleverd. Stel nou eens dat de ontvanger niet tekent, om wat voor reden dan ook, en later beweert dat de goederen nooit zijn ontvangen. Het hoeft weinig betoog dat de vervoerder in dit voorbeeld dan een probleem heeft. Het laadadres kan namelijk wél bewijzen dat de goederen zijn meegegeven aan de vervoerder, maar de vervoerder kan niet bewijzen dat de goederen zijn afgeleverd. En daarmee heeft de vervoerder ogenschijnlijk één van zijn drie hoofdverplichtingen geschonden, namelijk vervoer zonder ‘verlies’. Het gevolg is dat de vervoerder aansprakelijk is.

Kortom; als de ontvanger beweert dat de goederen niet zijn afgeleverd en de vervoerder kan het tegendeel niet bewijzen, dan is de vervoerder aansprakelijk voor ‘verlies’ van de goederen.

Chauffeur niet zelf tekenen
De oplossing is niet dat ‘dan maar’ de chauffeur tekent voor aflevering. De vervoerder – in de vorm van de chauffeur – kan daarmee namelijk niet bewijzen dat hij aan een ander heeft afgeleverd. Je kunt namelijk niet zelf verklaren dat je aan een ander hebt afgeleverd. Althans; dat kan natuurlijk wel, namelijk door het te doen, maar een ontvanger is niet gebonden aan een dergelijke verklaring. Het is namelijk niet de verklaring van de ontvanger, maar van degene die zich nota bene op die verklaring beroept. De ontvanger heeft niets verklaard t.a.v. de ontvangst van de goederen!

Aftekenen van de (digitale) vrachtbrief door de chauffeur is dus geen optie. Het brengt de vervoeder niet in een betere positie. Sterker nog; het valselijk aftekenen – namelijk namens een ontvanger zonder dat deze daarvoor toestemming heeft gegeven – van een bewijsstuk, is zelfs strafbaar!

Alternatieve bewijzen van aflevering
Omdat je de ontvanger niet fysiek kunt dwingen om af te tekenen, blijft er daarmee een aantal opties over voor de vervoerder die zich geconfronteerd ziet met een ontvanger die weigert om af te tekenen op een elektronisch device, namelijk:

  1. Afleveren zonder digitale handtekening voor ontvangst en het risico accepteren dat de ontvanger naderhand stelt dat de bewuste goederen niet zijn afgeleverd. Het risico bestaat eruit dat de vervoerder niet het tegendeel kan bewijzen, waardoor er sprake is van ‘verlies’ van de goederen waarvoor de vervoerder aansprakelijk is.
  2. Afleveren zonder digitale handtekening voor ontvangst, maar met notering van ID. De chauffeur vraagt om legitimatie van de persoon die de goederen in ontvangst neemt. Let wel; het maken van een foto / kopie van de ID-gegevens is niet toegestaan. Noteer de naam van de ontvanger in blokletters (i.v.m. de leesbaarheid), alsmede de laatste 3 cijfers van het ID-bewijs. De chauffeur hoeft vervolgens niet zelf te tekenen voor ontvangst. Het risico van deze handelwijze is dat alsnog niet kan worden bewezen dat de goederen daadwerkelijk zijn afgeleverd, maar dit valt met behulp voor voornoemde gegevens wel aannemelijk te maken.
  3. Afleveren met een papieren handtekening van het losadres. De ontvanger kan met zijn of haar eigen pen een handtekening plaatsen op een AVC/CMR. Vermeld in dat geval op de vrachtbrief i.e.g. de naam van de ontvanger in blokletters, een omschrijving van de goederen, het aantal colli en – indien mogelijk – het gewicht;
  4. Afleveren zonder papieren handtekening, maar met een foto van de achtergelaten colli. Bij voorkeur op een dusdanige wijze dat duidelijk is dat de goederen zijn achtergelaten op het losadres. Een foto / filmpje met meer details van het losadres is dus raadzaam. Het risico van deze handelwijze is dat alsnog niet kan worden bewezen dat de goederen daadwerkelijk zijn afgeleverd. Worden de goederen ná achterlating gestolen of beweert de ontvanger naderhand alsnog dat de goederen niet zijn ontvangen, dan heeft de vervoerder nog steeds een probleem. Weliswaar zal de foto helpen maar of dit voldoende is, is nog maar de vraag.
  5. Afleveren zonder papieren handtekening, maar met het verzoek om aflevering te bevestigen. Vraag aan het losadres om de aflevering van de goederen per e-mail binnen (bijvoorbeeld) 6 uur te bevestigen. Kan ook proactief gebeuren door de vervoerder door een e-mail te zenden aan de ontvanger met daarin het verzoek om de ontvangst van de goederen (omschrijven!) te bevestigen. Nadeel van deze optie is dat als de bevestiging niet wordt ontvangen, de vervoerder de bewijslast heeft om aan te tonen dat de goederen wel degelijk zijn afgeleverd. Bij combinatie met optie 4, zijn er i.e.g. de foto’s nog.
  6. Werk met een aftekenlijst. Op die lijst staat per regel een ontvanger genoemd, de kolommen bevatten gegevens over het gewicht van de goederen, de aard van de goederen, wellicht een kenmerknummer, ruimte voor het plaatsen van de naam van de ontvanger én ruimte voor een handtekening van de ontvanger.

Meer informatie over de coronacrisis en de transport- en logistieke sector vind je in:

  • ons liveblog dat dagelijks wordt geactualiseerd;
  • ons overzicht ‘Coronavirus en (overheids)maatregelen’:  de steunmaatregelen overheid voor ondernemers tijdens en na de coronacrisis op een rij
  • ons ‘TLN-landeninformatie’ met een overzicht van de coronavirus-maatregelen voor het beroepsgoederenvervoer per Europees land;
  • onze ‘TLN-toolbox’, met de belangrijkste handvatten op het gebied van financiën, werkgeverszaken, operationele proces, juridische zaken en overige nood- en steunmaatregelen.